Tóm tắt Công văn 40683/CT-TTHT năm 2017 về tỷ lệ chi phí đơn vị phụ thuộc

Công văn 40683/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2017 hướng dẫn về việc xác định, phân bổ chi phí đối với các đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện) của doanh nghiệp phục vụ cho mục đích tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế khi có mô hình hoạt động gồm trụ sở chính và các đơn vị hạch toán phụ thuộc.

- Nguyên tắc xác định chi phí của đơn vị phụ thuộc

• Đối với các đơn vị phụ thuộc hạch toán phụ thuộc, toàn bộ doanh thu và chi phí phát sinh tại đơn vị phụ thuộc sẽ được tổng hợp chung vào số liệu của trụ sở chính để thực hiện kê khai và nộp thuế TNDN tập trung.
• Trường hợp đơn vị phụ thuộc trực tiếp phát sinh chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì các khoản chi này phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị phụ thuộc hoặc của trụ sở chính.
• Các khoản chi phí quản lý chung do trụ sở chính chi trả sau đó phân bổ cho đơn vị phụ thuộc phải tuân thủ theo các tiêu chí phân bổ rõ ràng, nhất quán và phù hợp với quy định của pháp luật về thuế TNDN hiện hành.

- Hướng dẫn phân bổ chi phí quản lý của trụ sở chính

• Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng quy chế phân bổ chi phí rõ ràng, minh bạch giữa trụ sở chính và các đơn vị phụ thuộc. Tiêu chí phân bổ có thể dựa trên tỷ lệ doanh thu, tỷ lệ chi phí trực tiếp hoặc tỷ lệ nhân công giữa các đơn vị tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề kinh doanh.
• Việc phân bổ chi phí quản lý phải đảm bảo nguyên tắc không trùng lặp chi phí. Các khoản chi phí đã được hạch toán trực tiếp tại trụ sở chính hoặc tại đơn vị phụ thuộc thì không được tiếp tục phân bổ để tránh làm sai lệch kết quả kinh doanh.
• Mọi khoản chi phí phân bổ phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp và phải có chứng từ chứng minh việc phân bổ là hợp lý, khách quan.

- Điều kiện để chi phí được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và các đơn vị phụ thuộc.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT).
• Đối với các khoản chi do trụ sở chính chi hộ hoặc phân bổ cho đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp phải xuất trình được văn bản thỏa thuận, quyết định phân bổ chi phí và các chứng từ chuyển tiền nội bộ hoặc chứng từ thanh toán phù hợp kèm theo.

- Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi thực hiện

• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ thu chi giữa trụ sở chính và các chi nhánh, văn phòng đại diện hạch toán phụ thuộc để tránh rủi ro bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thực hiện quyết toán thuế TNDN.
• Xây dựng và ban hành quy chế tài chính nội bộ cụ thể, trong đó quy định rõ phương pháp và tỷ lệ phân bổ chi phí quản lý giữa các đơn vị để làm cơ sở pháp lý giải trình với cơ quan thuế khi có hoạt động thanh tra, kiểm tra.
• Đảm bảo việc kê khai, nộp thuế TNDN tập trung tại trụ sở chính được thực hiện đúng thời hạn, đầy đủ và chính xác theo quy định của Luật Quản lý thuế hiện hành.