Công văn 4095/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung công văn tập trung tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp liên quan đến các khoản chi trả cho người lao động, đặc biệt là lao động nước ngoài và các khoản chi mang tính chất phúc lợi.

Theo hướng dẫn tại văn bản, để các khoản chi liên quan đến người lao động được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các nguyên tắc và điều kiện sau:

• Điều kiện chung để ghi nhận chi phí: Khoản chi phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng).
• Chi phí tiền thuê nhà cho người lao động nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài, trong đó thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà, thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán theo quy định.
• Chi phí vé máy bay và đưa đón: Các khoản chi phí mua vé máy bay khứ hồi, chi phí đưa đón người lao động nước ngoài về nước phép hoặc sang Việt Nam làm việc theo đúng thỏa thuận ghi trong hợp đồng lao động được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ.
• Khống chế mức chi phúc lợi trực tiếp: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị, chi khen thưởng con em...) được tính vào chi phí được trừ nhưng tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Bên cạnh thuế TNDN, văn bản cũng làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích mà người lao động nhận được từ doanh nghiệp:

• Thuế TNCN đối với tiền thuê nhà trả thay: Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo).
• Thuế TNCN đối với vé máy bay về phép: Khoản chi tiền vé máy bay khứ hồi do doanh nghiệp chi trả cho người lao động nước ngoài về phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Nếu chi trả từ lần thứ hai trở đi trong năm thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Quy định rõ ràng trong quy chế nội bộ: Các khoản chi phí tiền nhà, vé máy bay, phúc lợi phải được quy định cụ thể trong ít nhất một trong các văn bản: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Hoàn thiện hồ sơ chứng từ: Chuẩn bị đầy đủ hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, danh sách người lao động được hưởng quyền lợi và các giấy tờ chứng minh nhân thân hợp pháp.