Giới thiệu về Công văn 4358/CT-QLAC năm 2015

Công văn 4358/CT-QLAC do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc lập và sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn. Văn bản này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, tránh các rủi ro pháp lý và bị xử phạt hành chính.

Nội dung hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn nhiều hơn một trang

Căn cứ vào các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn tại thời điểm ban hành (đặc biệt là Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính), Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn hai phương thức xử lý khi người bán hàng hóa, dịch vụ có số lượng danh mục vượt quá số dòng của một trang hóa đơn:

Phương pháp 1: Người bán lập hóa đơn nhiều trang (Hóa đơn liên tiếp)

• Người bán được phép lập hóa đơn gồm nhiều trang nếu việc bán hàng hóa, dịch vụ có danh mục chi tiết vượt quá số dòng của một số hóa đơn.
• Các trang sau của hóa đơn phải được thể hiện cùng một số hóa đơn như trang đầu tiên (được in từ hệ thống máy tính hoặc ghi cùng số hóa đơn tự in/đặt in).
• Trên các trang sau của hóa đơn phải ghi rõ cụm từ bằng tiếng Việt không dấu hoặc có dấu: "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang).
• Các trang sau của hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán tương tự như trang đầu tiên.
• Chỉ tiêu "Cộng tiền hàng", "Thuế suất thuế GTGT", "Tiền thuế GTGT" và "Tổng cộng tiền thanh toán" chỉ được ghi ở trang cuối cùng của chuỗi hóa đơn liên tiếp đó.

Phương pháp 2: Người bán lập hóa đơn kèm theo bảng kê chi tiết

• Người bán có thể lập hóa đơn ghi chung và kèm theo bảng kê chi tiết các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán cho người mua.
• Yêu cầu đối với hóa đơn: Trên hóa đơn phải ghi rõ cụm từ "kèm theo bảng kê số... ngày... tháng... năm...". Chỉ tiêu "Tên hàng hóa, dịch vụ" trên hóa đơn chỉ cần ghi tóm tắt tên nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ chủ yếu. Các chỉ tiêu về tổng cộng tiền hàng, tiền thuế và tổng thanh toán phải khớp đúng với số liệu trên bảng kê.
• Yêu cầu đối với bảng kê kèm theo: Bảng kê phải do người bán tự thiết kế phù hợp với đặc điểm của hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung bắt buộc như: tên người bán, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền. Bảng kê phải ghi rõ "kèm theo hóa đơn số... ngày... tháng... năm...".
• Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký của người bán, chữ ký của người mua và đóng dấu của người bán (nếu có) tương tự như trên hóa đơn GTGT.
• Số trang của bảng kê phải được đánh số thứ tự liên tục và có dấu giáp lai nếu bảng kê có từ hai trang trở lên.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

• Việc áp dụng đúng một trong hai phương pháp trên giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu ra và đầu vào.
• Hóa đơn lập không đúng hướng dẫn tại Công văn này và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan có thể bị coi là hóa đơn không hợp lệ, dẫn đến việc người mua không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ hóa đơn cùng với bảng kê (nếu sử dụng phương pháp kèm bảng kê) một cách đồng bộ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.