Công văn 4389/TCHQ-TXNK do Tổng cục Hải quan ban hành hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng tờ khai hải quan bản sao (tờ khai sao) trong hồ sơ đề nghị hoàn thuế, không thu thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Văn bản này nhằm tháo gỡ các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp đồng thời bảo đảm công tác quản lý thuế chặt chẽ, đúng quy định pháp luật.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

• Phạm vi áp dụng: Quy trình tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết hồ sơ hoàn thuế, không thu thuế xuất khẩu, nhập khẩu có sử dụng tờ khai hải quan bản sao.
• Đối tượng áp dụng: Các Cục Hải quan tỉnh, thành phố, Chi cục Hải quan trên toàn quốc và các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hoàn thuế, không thu thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

Các nội dung hướng dẫn cốt lõi của Công văn 4389/TCHQ-TXNK

- Nguyên tắc sử dụng tờ khai sao trong hồ sơ hoàn thuế

• Người nộp thuế được phép sử dụng bản sao tờ khai hải quan (tờ khai sao) trong hồ sơ đề nghị hoàn thuế, không thu thuế đối với các trường hợp hệ thống dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan chưa cập nhật hoặc gặp sự cố kỹ thuật, hoặc theo các quy định đặc thù của pháp luật hải quan hiện hành.
• Bản sao tờ khai hải quan phải được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên, đóng dấu xác nhận và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của chứng từ nộp kèm.

- Trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu của cơ quan Hải quan

• Cơ quan hải quan nơi tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trên tờ khai sao do doanh nghiệp nộp với dữ liệu trên Hệ thống thông tin nghiệp vụ hải quan (Hệ thống VNACCS/VCIS hoặc các hệ thống liên quan).
• Trường hợp thông tin trên tờ khai sao khớp đúng với dữ liệu trên hệ thống điện tử, cơ quan hải quan thực hiện giải quyết hoàn thuế, không thu thuế theo đúng trình tự quy định mà không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp bản chính.
• Trường hợp có sự nghi ngờ hoặc không nhất quán giữa tờ khai sao và dữ liệu hệ thống, cơ quan hải quan tiếp nhận hồ sơ phải chủ động liên hệ, phối hợp với Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai để xác minh, làm rõ trước khi ra quyết định hoàn thuế.

- Xử lý các trường hợp đặc thù và hồ sơ giấy

• Đối với các tờ khai hải quan giấy (trong các trường hợp được phép khai trên tờ khai giấy theo quy định), doanh nghiệp phải nộp bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế và hải quan.
• Cơ quan hải quan thực hiện lưu trữ hồ sơ hoàn thuế, bao gồm cả tờ khai sao, theo đúng quy định về lưu trữ hồ sơ thuế và hải quan để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra sau thông quan.

Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

Công văn 4389/TCHQ-TXNK có hiệu lực áp dụng ngay từ ngày ban hành. Tổng cục Hải quan yêu cầu các Cục Hải quan tỉnh, thành phố quán triệt, hướng dẫn các Chi cục Hải quan trực thuộc thực hiện thống nhất, đúng quy định, tránh gây phiền hà cho doanh nghiệp trong quá trình giải quyết thủ tục hoàn thuế, không thu thuế.