Tóm tắt Công văn 4406/CT-TTHT năm 2016 về lập hóa đơn giá trị gia tăng

Công văn 4406/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn các quy định và nguyên tắc cốt lõi về việc lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Văn bản này nhằm tháo gỡ các vướng mắc thực tế, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tránh các sai sót pháp lý trong quá trình phát hành hóa đơn.

Nguyên tắc chung về lập hóa đơn giá trị gia tăng

Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh nhấn mạnh các nguyên tắc bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn GTGT:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hoặc tiêu dùng nội bộ) đều phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng.
• Thời điểm lập hóa đơn: Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đối với cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc ngày lập hóa đơn thu tiền trước (nếu có).
• Yêu cầu về nội dung: Hóa đơn phải được lập theo đúng số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn. Nội dung trên hóa đơn phải thống nhất trên các liên có cùng một số hóa đơn, thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như thông tin người bán, người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn giá, thuế suất và tổng tiền thanh toán.

Hướng dẫn lập hóa đơn trong các trường hợp cụ thể

Công văn hướng dẫn chi tiết cách thức xử lý hóa đơn đối với một số nghiệp vụ kinh tế đặc thù phát sinh tại doanh nghiệp:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo: Khi xuất hàng hóa, dịch vụ để làm chương trình khuyến mại, quảng cáo theo quy định của pháp luật về thương mại, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn. Trên hóa đơn ghi rõ tên, số lượng hàng hóa và ghi chú là hàng khuyến mại, quảng cáo không thu tiền; dòng thuế suất và tiền thuế GTGT không ghi, gạch chéo.
• Hàng hóa tiêu dùng nội bộ: Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất để tiêu dùng nội bộ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi rõ là hàng tiêu dùng nội bộ và thực hiện kê khai, tính thuế GTGT theo quy định hiện hành.
• Trường hợp xuất trả lại hàng hóa: Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, hai bên phải lập biên bản ghi rõ lý do trả hàng. Người mua (nếu là đối tượng kinh doanh có hóa đơn) phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán để làm căn cứ điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra, đầu vào.

Quy định về chữ viết và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định về ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ:

• Chữ viết trên hóa đơn: Chữ viết hiển thị trên hóa đơn phải là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là "đ" hoặc "VND"). Trường hợp doanh nghiệp được phép bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì ghi đồng tiền nguyên tệ, đồng thời phải ghi rõ tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra Đồng Việt Nam.

Trách nhiệm quản lý và lưu trữ hóa đơn của doanh nghiệp

Bên cạnh việc lập hóa đơn đúng thời điểm và đúng đối tượng, doanh nghiệp còn có trách nhiệm bảo quản và xử lý các sự cố liên quan đến hóa đơn:

• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn đã lập và hóa đơn mua vào phải được lưu trữ, bảo quản an toàn theo quy định của Luật Kế toán để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
• Xử lý khi mất, cháy, hỏng hóa đơn: Khi phát hiện hành vi mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), doanh nghiệp phải chủ động lập báo cáo và thông báo bằng văn bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.