Tóm tắt Công văn 4410/TCHQ-GSQL năm 2013 triển khai e-Manifest

Công văn 4410/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành năm 2013 là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm thúc đẩy việc triển khai hệ thống tiếp nhận bản khai hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan và thông quan điện tử đối với tàu biển xuất cảnh, nhập cảnh (hệ thống e-Manifest). Đây là bước đi chiến lược trong lộ trình hiện đại hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu giấy tờ vật lý và rút ngắn thời gian thông quan cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics và vận tải biển.

1. Đối tượng áp dụng và trách nhiệm khai báo thông tin

Công văn quy định chi tiết về các nhóm đối tượng có nghĩa vụ thực hiện khai báo dữ liệu trên hệ thống e-Manifest, bao gồm:

• Hãng tàu và đại lý hãng tàu: Có trách nhiệm khai báo bản khai hàng hóa (Cargo Manifest), bản khai chung (General Declaration), danh sách thuyền viên (Crew List), danh sách hành khách (Passenger List) và các chứng từ liên quan đến phương tiện vận tải nhập cảnh.
• Doanh nghiệp giao nhận vận chuyển (Forwarder): Thực hiện khai báo vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HBL) đối với các lô hàng lẻ trực tiếp lên hệ thống e-Manifest của cơ quan Hải quan.
• Cơ quan Hải quan: Tiếp nhận thông tin khai báo, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu hệ thống và phản hồi trạng thái tiếp nhận cho người khai hải quan.

2. Quy định nghiêm ngặt về thời hạn khai báo e-Manifest

Để đảm bảo công tác quản lý và giám sát hải quan được diễn ra liên tục, tránh ùn tắc tại cảng biển, Công văn 4410/TCHQ-GSQL yêu cầu người khai hải quan tuân thủ thời hạn gửi thông tin như sau:

• Đối với tuyến vận tải ngắn (dưới 5 ngày di chuyển): Người khai hải quan phải hoàn thành việc gửi thông tin e-Manifest tối thiểu 12 giờ trước khi tàu dự kiến cập cảng.
• Đối với tuyến vận tải dài (từ 5 ngày di chuyển trở lên): Thông tin e-Manifest phải được truyền đến hệ thống chậm nhất là 24 giờ trước khi tàu dự kiến cập cảng.
• Đối với phương tiện xuất cảnh: Người khai hải quan phải hoàn tất việc gửi thông tin bản khai hàng hóa trước khi cơ quan Hải quan tiến hành thủ tục thông quan cuối cùng cho phương tiện xuất cảnh.

3. Quy trình tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi dữ liệu tự động

Quy trình xử lý thông tin e-Manifest được tối ưu hóa thông qua cổng thông tin điện tử của ngành Hải quan:

• Tiếp nhận tự động: Hệ thống hoạt động 24/7 để tiếp nhận thông tin khai báo từ doanh nghiệp. Ngay sau khi nhận dữ liệu, hệ thống tự động kiểm tra cú pháp, định dạng và cấp số tiếp nhận hồ sơ.
• Phản hồi trạng thái: Hệ thống tự động gửi phản hồi cho người khai về việc chấp nhận hoặc từ chối dữ liệu (nêu rõ lý do lỗi nếu có) để doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh.
• Đối chiếu thông tin: Công chức hải quan khai thác dữ liệu e-Manifest đã tiếp nhận để đối chiếu với hồ sơ thực tế và thông tin phương tiện nhằm phục vụ công tác quản lý rủi ro, giám sát và thông quan hàng hóa.

4. Hướng dẫn thủ tục sửa đổi, bổ sung bản khai e-Manifest

Công văn hướng dẫn cụ thể quy trình xử lý trong trường hợp doanh nghiệp cần điều chỉnh thông tin đã khai báo trên hệ thống:

• Thời điểm thực hiện: Doanh nghiệp được phép sửa đổi, bổ sung thông tin trước thời điểm cơ quan Hải quan quyết định hình thức kiểm tra hoặc quyết định thông quan hàng hóa.
• Hồ sơ yêu cầu: Trường hợp sửa đổi sau thời hạn quy định, doanh nghiệp phải nộp văn bản giải trình lý do kèm theo các chứng từ chứng minh hợp pháp (như vận đơn gốc, thư sửa ngỏ của hãng tàu) đến Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục.
• Thẩm quyền phê duyệt: Chi cục trưởng Chi cục Hải quan căn cứ vào hồ sơ thực tế và nội dung giải trình để xem xét, quyết định việc chấp nhận thông tin sửa đổi trên hệ thống điện tử.

5. Tổ chức thực hiện và phối hợp liên ngành

Để việc triển khai hệ thống e-Manifest đạt hiệu quả đồng bộ, Tổng cục Hải quan yêu cầu các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ phối hợp sau:

• Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chủ động tuyên truyền, phổ biến và tổ chức các lớp tập huấn quy trình khai báo e-Manifest cho các hãng tàu, đại lý và doanh nghiệp giao nhận trên địa bàn.
• Phối hợp chặt chẽ với Cảng vụ hàng hải để chia sẻ thông tin về thời gian tàu đến, tàu đi và danh sách phương tiện nhằm tối ưu hóa quy trình giám sát liên ngành.
• Thường xuyên theo dõi, tổng hợp các vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành thực tế để báo cáo Tổng cục Hải quan kịp thời nâng cấp, hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin.