Tóm tắt Công văn 45003/CT-HTr năm 2015 về chính sách thuế đối với chi phí cho chuyên gia nước ngoài

Công văn số 45003/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh cho chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam. Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này.

1. Chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Đối với các khoản chi phí như vé máy bay, tiền thuê nhà, tiền lưu trú của chuyên gia nước ngoài do doanh nghiệp Việt Nam chi trả, việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Điều kiện ghi nhận: Các khoản chi này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động ký trực tiếp với chuyên gia hoặc hợp đồng dịch vụ ký giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà thầu nước ngoài (trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí này).
• Yêu cầu về chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Riêng đối với chi phí vé máy bay, cần có vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

2. Chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Về việc kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí phục vụ chuyên gia nước ngoài:

• Điều kiện khấu trừ: Thuế GTGT đầu vào của các dịch vụ mua vào như tiền thuê nhà, tiền điện, tiền nước, vé máy bay phục vụ cho chuyên gia nước ngoài được khấu trừ nếu đáp ứng các điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp mang tên doanh nghiệp và có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Quy định về hợp đồng: Hợp đồng giữa doanh nghiệp Việt Nam và phía nước ngoài phải thể hiện rõ nghĩa vụ chi trả các khoản chi phí này thuộc về doanh nghiệp Việt Nam.

3. Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích mà chuyên gia nước ngoài được hưởng trong thời gian công tác tại Việt Nam được xác định như sau:

• Khoản thu nhập chịu thuế: Các khoản chi phí như tiền thuê nhà, vé máy bay khứ hồi (trừ trường hợp vé máy bay khứ hồi về nước 01 lần trong năm của người lao động nước ngoài) do doanh nghiệp trả thay cho chuyên gia được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của chuyên gia đó.
• Khống chế mức tính thuế đối với tiền thuê nhà: Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị sử dụng lao động.

4. Khuyến nghị thực tế cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Hoàn thiện hồ sơ pháp lý: Rà soát và bổ sung các điều khoản chi tiết về chi phí chuyên gia vào hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận cử biệt phái giữa hai bên.
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Yêu cầu chuyên gia giữ lại toàn bộ thẻ lên máy bay (boarding pass) giấy hoặc lưu trữ bản điện tử để đối chiếu cùng với vé máy bay và hóa đơn dịch vụ.
• Tính toán chính xác thuế TNCN: Thực hiện phân bổ và áp dụng đúng hạn mức 15% đối với chi phí tiền thuê nhà trả thay khi khấu trừ thuế TNCN hàng tháng/quý và quyết toán năm.