Giới thiệu chung về Công văn 4561/TCHQ-GSQL

Công văn 4561/TCHQ-GSQL được Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Hải quan tỉnh, thành phố thực hiện thống nhất việc lập, cập nhật Biên bản bàn giao điện tử đối với tờ khai vận chuyển độc lập trên Hệ thống E-customs. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc số hóa quy trình giám sát hải quan, nâng cao hiệu quả quản lý đối với hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát hải quan từ cửa khẩu nhập về cảng đích hoặc ngược lại.

- Quy trình thực hiện tại Chi cục Hải quan nơi đi

Công văn quy định chi tiết trách nhiệm của công chức hải quan tại Chi cục Hải quan nơi đi trong việc thiết lập thông tin ban đầu cho quá trình vận chuyển hàng hóa, cụ thể bao gồm:

• Công chức hải quan thực hiện kiểm tra tình trạng bên ngoài của niêm phong hải quan hoặc niêm phong của hãng vận chuyển đối với lô hàng vận chuyển độc lập.
• Thực hiện cập nhật thông tin biên bản bàn giao điện tử trên Hệ thống E-customs ngay sau khi hoàn thành thủ tục niêm phong và cho phép hàng hóa vận chuyển đi.
• Ghi nhận đầy đủ các thông tin bắt buộc bao gồm: số hiệu container, số niêm phong (seal), thời gian bắt đầu vận chuyển, tuyến đường vận chuyển và thời gian dự kiến tới đích.
• Trường hợp hệ thống gặp sự cố không thể cập nhật, công chức phải ghi nhận bằng biên bản giấy và cập nhật bổ sung ngay khi hệ thống hoạt động trở lại.

- Quy trình thực hiện tại Chi cục Hải quan nơi đến

Đối với Chi cục Hải quan nơi tiếp nhận hàng hóa, công văn yêu cầu thực hiện nghiêm ngặt các bước xác nhận để khép kín quy trình giám sát:

• Tiếp nhận thông tin biên bản bàn giao điện tử từ hệ thống và tiến hành đối chiếu thực tế tình trạng niêm phong, số hiệu container của lô hàng khi đến đích.
• Cập nhật thông tin xác nhận hàng đến trên Hệ thống E-customs, ghi rõ thời gian hàng đến thực tế và tình trạng niêm phong (còn nguyên vẹn hay bị rách, vỡ, thay đổi).
• Trường hợp phát hiện có sự sai lệch thông tin hoặc niêm phong không còn nguyên vẹn, công chức hải quan nơi đến phải lập biên bản chứng nhận, tạm dừng việc thông quan hoặc giải tỏa hàng hóa và báo cáo lãnh đạo Chi cục để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Thực hiện việc phản hồi thông tin kịp thời cho Chi cục Hải quan nơi đi để phối hợp theo dõi, xử lý các trường hợp quá thời hạn vận chuyển nhưng hàng chưa đến đích.

- Xử lý các sự cố kỹ thuật và trường hợp bất khả kháng

Để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu không bị gián đoạn, Tổng cục Hải quan đưa ra phương án xử lý dự phòng:

• Khi Hệ thống E-customs gặp sự cố đường truyền hoặc lỗi phần mềm không thể truyền nhận dữ liệu biên bản bàn giao điện tử, các đơn vị chuyển sang sử dụng biên bản bàn giao bằng giấy theo mẫu quy định.
• Sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục, công chức hải quan tại hai đầu (nơi đi và nơi đến) có trách nhiệm cập nhật bù đắp dữ liệu vào hệ thống để đảm bảo tính liên tục và chính xác của cơ sở dữ liệu hải quan.
• Đối với các trường hợp phương tiện vận chuyển gặp tai nạn, thiên tai hoặc sự cố dọc đường, doanh nghiệp vận chuyển phải thông báo ngay cho cơ quan hải quan nơi gần nhất để giám sát và lập biên bản ghi nhận hiện trạng.

- Trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện của Cục Hải quan địa phương

Tổng cục Hải quan giao nhiệm vụ cụ thể cho Lãnh đạo Cục Hải quan các tỉnh, thành phố trong việc triển khai văn bản:

• Chỉ đạo các Chi cục Hải quan trực thuộc nghiêm túc thực hiện việc lập và cập nhật biên bản bàn giao điện tử, coi đây là tiêu chí đánh giá hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn của công chức giám sát.
• Thường xuyên kiểm tra, rà soát trên hệ thống để phát hiện các tờ khai vận chuyển độc lập quá hạn nhưng chưa có xác nhận hàng đến, từ đó tổ chức xác minh và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật hải quan.
• Tổng hợp các vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành Hệ thống E-customs liên quan đến biên bản bàn giao điện tử để báo cáo về Tổng cục Hải quan (qua Cục Giám sát quản lý về Hải quan) để được hướng dẫn, giải quyết.