- Tổng quan về Công văn 4599/SNV-CCVTLT

Công văn 4599/SNV-CCVTLT được ban hành bởi Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh nhằm mục đích theo dõi, đánh giá và đôn đốc công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố trong năm 2018. Đây là hoạt động quản lý nhà nước quan trọng nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tích đống, bó gói, bảo đảm an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

- Đối tượng áp dụng và phạm vi báo cáo

Văn bản hướng dẫn và yêu cầu thực hiện báo cáo đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, bao gồm:

• Các sở, ban, ngành và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố.
• Ủy ban nhân dân các quận, huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
• Các doanh nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố.
• Các cơ quan, tổ chức khác có nghĩa vụ nộp lưu tài liệu theo quy định.

- Nội dung báo cáo kết quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2018

Các cơ quan, đơn vị phải thực hiện báo cáo chi tiết các nội dung cốt lõi sau đây:

• Thực trạng tài liệu trước khi chỉnh lý: Thống kê cụ thể khối lượng tài liệu còn tồn đọng, chưa được phân loại, chỉnh lý (tính bằng mét giá hoặc mét tài liệu).
• Kết quả thực hiện chỉnh lý trong năm 2018: Khối lượng tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; số lượng hồ sơ lập mới; danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy theo quy trình.
• Kinh phí và nguồn lực thực hiện: Tổng kinh phí đã chi cho công tác chỉnh lý tài liệu trong năm; nguồn kinh phí thực hiện (ngân sách nhà nước cấp hoặc nguồn tự chủ của đơn vị); đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý (nếu có thuê ngoài).
• Chất lượng công tác chỉnh lý: Đánh giá việc tuân thủ các quy trình nghiệp vụ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Sở Nội vụ; việc lập công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu quản lý.

- Đánh giá khó khăn, vướng mắc và đề xuất kiến nghị

Trong báo cáo, các đơn vị cần nêu rõ các nội dung sau để Sở Nội vụ tổng hợp:

• Những khó khăn về cơ sở vật chất, kho tàng bảo quan, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tại đơn vị.
• Hạn chế về nhân sự chuyên trách văn thư, lưu trữ hoặc năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ thực hiện.
• Các đề xuất, kiến nghị cụ thể với Sở Nội vụ và Ủy ban nhân dân Thành phố nhằm tháo gỡ khó khăn, nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu trong các năm tiếp theo.

- Yêu cầu về thời hạn và phương thức nộp báo cáo

Để đảm bảo tiến độ tổng hợp chung toàn Thành phố, Sở Nội vụ đưa ra các yêu cầu nghiêm ngặt:

• Báo cáo phải được xây dựng trung thực, khách quan, số liệu chính xác dựa trên thực tế thực hiện tại đơn vị.
• Thời hạn gửi báo cáo về Sở Nội vụ (thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) phải tuân thủ đúng mốc thời gian quy định trong công văn để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân Thành phố.
• Hình thức gửi báo cáo bao gồm văn bản giấy có ký tên, đóng dấu của người đứng đầu cơ quan và file điện tử gửi qua hệ thống quản lý văn bản hoặc email công vụ theo quy định.