Công văn 4628/BTP-BTTP năm 2021 do Bộ Tư pháp ban hành là văn bản chỉ đạo quan trọng về việc xây dựng Đề án tổ chức Đại hội Đại biểu công chứng viên toàn quốc lần thứ II. Văn bản này định hướng chi tiết các nội dung cốt lõi cần có trong Đề án nhằm đảm bảo Đại hội được diễn ra trang trọng, nghiêm túc, đúng quy định pháp luật và đạt hiệu quả cao. Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung trọng tâm của văn bản:

- Công tác chuẩn bị nội dung, thời gian, địa điểm và thành phần tham dự Đại hội

Đề án tổ chức Đại hội phải xác định rõ ràng và chi tiết các yếu tố cơ bản về mặt tổ chức hành chính, bao gồm:

• Thời gian tổ chức: Dự kiến cụ thể thời gian diễn ra Đại hội, trong đó phân định rõ chương trình, nội dung làm việc chi tiết của phiên họp ngày thứ nhất và các phiên họp tiếp theo.
• Địa điểm tổ chức: Xác định cụ thể địa điểm tổ chức Đại hội đáp ứng quy mô và tính chất trang trọng của sự kiện cấp toàn quốc.
• Thành phần tham dự: Phân định rõ hai nhóm đối tượng tham dự bao gồm Đại biểu chính thức và Đại biểu khách mời. Đối với Đại biểu chính thức, Đề án cần làm rõ số lượng đại biểu, tiêu chuẩn cụ thể để lựa chọn đại biểu và thể thức, quy trình lựa chọn đại biểu tham dự Đại hội.
• Bộ máy điều hành Đại hội: Lập danh sách dự kiến cụ thể cho các vị trí chủ chốt điều hành Đại hội bao gồm Đoàn Chủ tịch, Chủ tịch Đoàn, Thư ký Đại hội, Ban Giám sát và Ban Kiểm phiếu nhằm bảo đảm tính dân chủ, khách quan và đúng điều lệ.
• Kịch bản tổ chức: Xây dựng kịch bản chi tiết cho toàn bộ tiến trình Đại hội và chuẩn bị các nội dung phụ trợ, tài liệu liên quan khác để phục vụ Đại hội.

- Công tác lãnh đạo, chỉ đạo, kế hoạch thực hiện và bảo đảm an ninh, kinh phí

Bên cạnh công tác chuyên môn, Đề án phải thể hiện rõ cơ chế vận hành, quản lý và các điều kiện bảo đảm cho việc tổ chức thành công Đại hội:

• Lãnh đạo, chỉ đạo: Xác định rõ cơ chế lãnh đạo, chỉ đạo xuyên suốt quá trình chuẩn bị và tổ chức Đại hội từ phía cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức xã hội - nghề nghiệp liên quan.
• Kế hoạch tổ chức chi tiết: Phân tách rõ ràng từng đầu việc cụ thể, xác định mốc thời gian hoàn thành, phân công người chịu trách nhiệm thực hiện trực tiếp và yêu cầu rõ ràng về sản phẩm đầu ra của từng nhiệm vụ.
• Kinh phí tổ chức: Dự toán chi tiết nguồn kinh phí, các khoản mục chi tiêu phục vụ Đại hội bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả và đúng quy định tài chính.
• An toàn, an ninh: Xây dựng phương án cụ thể nhằm bảo đảm an toàn tuyệt đối, an ninh trật tự trước, trong và sau thời gian diễn ra Đại hội.

Công văn 4628/BTP-BTTP đóng vai trò là khung pháp lý và định hướng nghiệp vụ quan trọng để Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và các cơ quan liên quan chủ động xây dựng một đề án tổ chức Đại hội toàn diện, chặt chẽ và đúng tiến độ.