Giới thiệu về Công văn 4697/LĐTBXH-TCCB

Công văn 4697/LĐTBXH-TCCB do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành nhằm hướng dẫn, đôn đốc và chấn chỉnh công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ. Đây là văn bản chỉ đạo quan trọng nhằm bảo đảm tính thống nhất, khoa học, an toàn và bảo mật trong việc lưu trữ, khai thác và cập nhật thông tin nhân sự trong toàn ngành.

Mục đích và yêu cầu trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

Công văn nhấn mạnh việc quản lý hồ sơ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và công tác lưu trữ. Các yêu cầu cốt lõi bao gồm:

• Tính chính xác và đầy đủ: Hồ sơ phải phản ánh trung thực, toàn diện lịch sử bản thân, quá trình công tác, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật và các quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức.
• Tính cập nhật liên tục: Kịp thời bổ sung các tài liệu phát sinh trong quá trình công tác như quyết định nâng lương, bổ nhiệm, điều động, bản kê khai tài sản, thu nhập hằng năm và nhận xét, đánh giá định kỳ.
• Tính bảo mật và an toàn: Thực hiện nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt đối với hồ sơ giấy; bảo đảm an ninh mạng đối với hồ sơ điện tử.

Nội dung thực hiện và xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử

Để hiện đại hóa công tác quản lý, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội yêu cầu các đơn vị tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm sau:

• Rà soát, phân loại hồ sơ: Tiến hành kiểm tra, đối chiếu danh mục tài liệu có trong hồ sơ hiện tại, xác định các thành phần hồ sơ còn thiếu để yêu cầu cán bộ, công chức bổ sung kịp thời.
• Số hóa hồ sơ: Đẩy mạnh việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, cập nhật đầy đủ thông tin vào Phần mềm quản lý cán bộ, công chức, viên chức của Bộ và kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước.
• Chuẩn hóa quy trình khai thác: Quy định rõ thẩm quyền, thủ tục nghiên cứu, mượn, sao chụp hồ sơ, bảo đảm chỉ những người có thẩm quyền mới được tiếp cận thông tin nhân sự theo đúng quy định pháp luật.

Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Công văn quy định rõ trách nhiệm của từng chủ thể trong việc tổ chức thực hiện:

• Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ: Chịu trách nhiệm toàn diện trước Bộ trưởng về kết quả quản lý hồ sơ của công chức thuộc quyền quản lý; trực tiếp chỉ đạo công tác rà soát, cập nhật và số hóa hồ sơ tại đơn vị mình.
• Vụ Tổ chức cán bộ: Là đơn vị đầu mối tham mưu, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công văn này; tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Bộ về tiến độ và kết quả thực hiện của các đơn vị theo định kỳ.
• Cá nhân cán bộ, công chức: Có trách nhiệm kê khai thông tin đầy đủ, trung thực, chính xác và nộp các văn bằng, chứng chỉ, tài liệu liên quan cho bộ phận quản lý hồ sơ theo đúng thời hạn quy định.