Giới thiệu về Công văn 4712/TCT-CS năm 2015

Công văn 4712/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Thuế địa phương và doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan đến hóa đơn, chứng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Nội dung trọng tâm của văn bản tập trung vào việc xử lý các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn (đặc biệt là liên 2 giao cho khách hàng) và các thủ tục, điều kiện để người mua được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) cũng như tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Quy định về xử lý trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào (Liên 2)

Khi xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã lập, các bên liên quan phải thực hiện nghiêm túc các bước theo quy định của pháp luật về thuế để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán khai thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) của hai bên.
• Sao chụp và xác nhận hóa đơn: Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận, đóng dấu trên bản sao chụp và giao cho người mua. Người mua được sử dụng bản sao chụp liên 1 có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
• Báo cáo cơ quan thuế: Bên làm mất hóa đơn phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu quy định (Mẫu số BC21/AC) và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định để tránh bị xử phạt hành chính chậm trễ.

Xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn

Tổng cục Thuế hướng dẫn việc xử lý vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn:

• Xác định trách nhiệm hành vi: Cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra, xác định rõ nguyên nhân và lỗi của các bên (người bán hoặc người mua) dẫn đến việc mất, cháy, hỏng hóa đơn để áp dụng mức phạt tiền phù hợp theo quy định tại Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.
• Trường hợp miễn xử phạt hoặc giảm nhẹ: Nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng khác được chứng minh rõ ràng thì có thể được xem xét miễn hoặc giảm nhẹ hình thức xử phạt theo quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Để đảm bảo quyền lợi cho người mua khi sử dụng hóa đơn sao chụp (do mất liên 2), văn bản hướng dẫn chi tiết các điều kiện cần đáp ứng:

• Tính hợp pháp của chứng từ thay thế: Bản sao chụp liên 1 có xác nhận của người bán cùng biên bản mất hóa đơn phải đảm bảo tính trung thực, khớp đúng với các thông tin trên sổ sách kế toán và tờ khai thuế của người bán.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), người mua bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
• Trách nhiệm liên đới: Cả người bán và người mua phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và các hồ sơ, chứng từ kèm theo.

Ý nghĩa và phạm vi áp dụng của văn bản

Công văn 4712/TCT-CS năm 2015 là cơ sở pháp lý quan trọng giúp tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xử lý các sai sót, sự cố về hóa đơn trong thực tế. Văn bản giúp thống nhất quy trình xử lý giữa cơ quan thuế các cấp, đảm bảo tính minh bạch, hạn chế gian lận thuế, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế khi thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và thủ tục theo hướng dẫn.