Giới thiệu về Công văn 48928/CTHN-TTHT năm 2021

Công văn 48928/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2021 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này đưa ra các hướng dẫn cụ thể dựa trên các quy định pháp luật hiện hành về thuế, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lý trong quá trình vận hành.

Các nguyên tắc cốt lõi xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn chung và các quy định pháp luật về thuế TNDN được áp dụng trong công văn, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh: Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phí đặc thù

Công văn tập trung làm rõ cách xác định đối với các khoản chi phí phát sinh trong bối cảnh hoạt động thực tế của doanh nghiệp, đặc biệt là các khoản chi liên quan đến người lao động và chi phí vận hành:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp: Các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động: Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động (như chi đám hiếu, hỷ; chi nghỉ mát; chi hỗ trợ điều trị; chi khen thưởng con em học giỏi...) được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương thực tế thực hiện bình quân trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Chi phí liên quan đến phòng chống dịch bệnh: Trong giai đoạn phát sinh dịch bệnh, các khoản chi phí xét nghiệm, cách ly, hoặc hỗ trợ người lao động bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh được coi là chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và phương án thực hiện cụ thể của doanh nghiệp.

Các khoản chi phí không được trừ cần lưu ý

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện hoặc thuộc danh mục không được trừ để tránh bị truy thu thuế khi quyết toán:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn bị tuyên bố không còn giá trị sử dụng.
• Khoản chi vượt định mức quy định của pháp luật (ví dụ: chi trang phục bằng tiền vượt quá 05 triệu đồng/người/năm).
• Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm pháp luật về thuế và các khoản phạt vi phạm hành chính khác.
• Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác hoặc chi phí không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng công văn

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu hóa lợi ích thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát hệ thống chứng từ: Thường xuyên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu vào, đặc biệt là các hóa đơn có giá trị lớn và các giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt.
• Hoàn thiện quy chế nội bộ: Xây dựng và ban hành rõ ràng các quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng để làm căn cứ pháp lý vững chắc cho các khoản chi cho người lao động.
• Tham vấn cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Trong trường hợp phát sinh các khoản chi đặc thù chưa được hướng dẫn rõ ràng, doanh nghiệp nên chủ động gửi văn bản hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nhận được hướng dẫn cụ thể, tránh rủi ro bị xuất toán khi thanh tra, kiểm tra thuế.