Giới thiệu về Công văn 5053/TCT-CS

Công văn 5053/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành năm 2018 nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cơ quan thuế các cấp về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử cũng như Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế trong quá trình chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử theo lộ trình cải cách hành chính thuế.

Các nội dung chính sách cốt lõi của Công văn 5053/TCT-CS

Văn bản tập trung làm rõ các nguyên tắc áp dụng, điều kiện kỹ thuật và thủ tục hành chính liên quan đến hai loại chứng từ điện tử đặc thù này, cụ thể như sau:

- Nguyên tắc áp dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

• Doanh nghiệp đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) được phép đăng ký sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử để phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa nội bộ.
• Chứng từ này được sử dụng trong các trường hợp xuất hàng hóa để vận chuyển đến kho khác trong cùng hệ thống, xuất hàng cho chi nhánh hạch toán phụ thuộc, hoặc xuất hàng đi gia công, triển lãm.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử phải đảm bảo hiển thị đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như: tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên, chủng loại, số lượng và quy cách hàng hóa.

- Quy định về Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

• Đối với các tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa cho các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử thay cho hóa đơn giá trị gia tăng trong khâu giao nhận hàng ban đầu.
• Khi đại lý tiêu thụ được hàng hóa và gửi bảng kê chi tiết, doanh nghiệp xuất khẩu/giao hàng mới tiến hành lập hóa đơn điện tử chính thức để giao cho khách hàng và thực hiện kê khai, nộp thuế theo quy định.
• Việc áp dụng hình thức điện tử đối với loại phiếu này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ luồng hàng hóa gửi bán, tránh thất thoát và minh bạch hóa doanh thu giữa bên giao và bên nhận đại lý.

- Thủ tục đăng ký và thông báo phát hành với cơ quan thuế

• Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng các loại phiếu xuất kho điện tử này thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép.
• Nội dung đăng ký phải thể hiện rõ mẫu hiển thị của chứng từ, định dạng dữ liệu truyền gửi và phương thức lưu trữ thông tin để cơ quan thuế có cơ sở giám sát, đối chiếu khi cần thiết.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký và phản hồi kết quả chấp thuận hoặc không chấp thuận cho doanh nghiệp trong thời hạn quy định.

- Hướng dẫn chuyển tiếp và xử lý vướng mắc

• Công văn nhấn mạnh việc áp dụng các chứng từ điện tử này phải đồng bộ với lộ trình triển khai hóa đơn điện tử chung của doanh nghiệp theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ.
• Trong thời gian chuyển tiếp, nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp vẫn được tiếp tục sử dụng phiếu xuất kho tự in hoặc đặt in bằng giấy theo quy định cũ tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC cho đến khi có yêu cầu bắt buộc chuyển đổi hoàn toàn.
• Các cục thuế địa phương có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời cho người nộp thuế trên địa bàn quản lý để tránh gây gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.