Công văn 5129/TCT-TVQT do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về công tác in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ trong hệ thống cơ quan thuế. Văn bản này được ban hành nhằm thống nhất quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với hóa đơn, đồng thời ngăn chặn các hành vi gian lận, thất thoát trong quá trình tạo và sử dụng ấn chỉ thuế.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các Chi cục Thuế, các cán bộ công chức thuế được giao nhiệm vụ quản lý ấn chỉ, cùng các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động in, giao nhận, bảo quản và sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Quy định về công tác in và tạo hóa đơn

• Lựa chọn nhà in: Việc lựa chọn doanh nghiệp nhận in hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về đấu thầu hoặc đặt hàng. Cơ quan thuế phải thẩm định năng lực kỹ thuật, trang thiết bị và uy tín của nhà in để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật và bảo an: Hóa đơn đặt in phải tuân thủ đúng mẫu mã, kích thước, nội dung hiển thị theo quy định hiện hành. Đặc biệt, phải tích hợp các yếu tố bảo an chống giả mạo (như vân bọc, mực bảo an, hoặc ký hiệu đặc biệt) để dễ dàng nhận biết và kiểm tra.
• Hợp đồng in ấn: Hợp đồng ký kết giữa cơ quan thuế và nhà in phải quy định rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hóa đơn, trách nhiệm bảo mật thông tin, và quy trình tiêu hủy các bản in thử, in hỏng, bản kẽm sau khi hoàn thành việc in ấn.

Quy trình quản lý, cấp phát và giao nhận hóa đơn

• Giao nhận và kiểm kho: Khi tiếp nhận hóa đơn từ đơn vị in, cơ quan thuế phải thành lập bộ phận kiểm đếm để đối chiếu thực tế về số lượng, ký hiệu, số thứ tự so với hợp đồng và hóa đơn giao hàng. Mọi giao dịch giao nhận phải được lập biên bản chi tiết.
• Bảo quản an toàn: Hóa đơn sau khi tiếp nhận phải được lưu trữ tại kho chuyên dụng của cơ quan thuế, bảo đảm các điều kiện về phòng chống cháy nổ, chống ẩm mốc, mối mọt và tránh thất thoát, mất mát.
• Cấp phát và bán hóa đơn: Việc bán hóa đơn cho người nộp thuế hoặc cấp phát cho các Chi cục Thuế cấp dưới phải thực hiện đúng đối tượng, đúng thủ tục quy định, đồng thời phải ghi chép, cập nhật kịp thời vào hệ thống phần mềm quản lý ấn chỉ.

Chế độ báo cáo, kiểm kê và xử lý mất, hỏng hóa đơn

• Báo cáo định kỳ: Các đơn vị thuế phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình sử dụng, truyền nhận dữ liệu hóa đơn và báo cáo tồn kho định kỳ theo tháng, quý, năm gửi về Tổng cục Thuế.
• Xử lý mất, cháy, hỏng: Khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn tại kho hoặc trong quá trình vận chuyển, đơn vị phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm của cá nhân liên quan và gửi thông báo ngay cho cơ quan công an cũng như cơ quan thuế cấp trên để thực hiện các biện pháp vô hiệu hóa số hóa đơn đó trên toàn quốc.
• Tiêu hủy hóa đơn: Đối với các loại hóa đơn không còn giá trị sử dụng, hóa đơn sai hỏng, cơ quan thuế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy để tiến hành tiêu hủy theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật và lập biên bản lưu hồ sơ.

Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm

• Tăng cường giám sát: Tổng cục Thuế yêu cầu các Cục Thuế địa phương thường xuyên tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất công tác quản lý ấn chỉ tại các Chi cục Thuế trực thuộc nhằm kịp thời phát hiện và chấn chỉnh các sai sót.
• Xử lý nghiêm sai phạm: Các trường hợp thiếu trách nhiệm gây mất mát hóa đơn, cấp phát sai đối tượng, hoặc có hành vi thông đồng, tiếp tay cho việc mua bán hóa đơn trái phép sẽ bị xử lý kỷ luật nghiêm khắc, trường hợp nghiêm trọng sẽ bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra để truy cứu trách nhiệm hình sự.

Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

Công văn 5129/TCT-TVQT có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ban hành. Tổng cục Thuế yêu cầu Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt nội dung hướng dẫn đến toàn thể cán bộ, công chức trong đơn vị và tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc, thống nhất.