Giới thiệu về Công văn 5374/CT-AC năm 2013

Công văn 5374/CT-AC do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức về nghiệp vụ nhận in hóa đơn và cung ứng phần mềm tự in hóa đơn. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc siết chặt quản lý quy trình tạo hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch và ngăn ngừa các hành vi gian lận hóa đơn, trốn thuế trên địa bàn.

Quy định đối với đơn vị nhận in hóa đơn đặt in

Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết về điều kiện và trách nhiệm của các cơ sở nhận in hóa đơn như sau:

• Điều kiện hoạt động: Đơn vị nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có giấy phép hoạt động ngành in hợp pháp theo quy định của pháp luật về hoạt động in ấn.
• Yêu cầu về hợp đồng: Việc nhận in hóa đơn phải được thực hiện thông qua hợp đồng bằng văn bản. Hợp đồng phải thể hiện rõ các thông tin bắt buộc bao gồm: mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự từ số đến số.
• Quy trình hoàn tất: Sau khi hoàn thành việc in ấn, đơn vị nhận in và đơn vị đặt in phải tiến hành thanh lý hợp đồng. Cơ sở in có trách nhiệm hủy bỏ hoàn toàn các bản in thử, bản in hỏng, khuôn in và các bản phim liên quan để tránh việc lạm dụng hoặc thất thoát hóa đơn ra bên ngoài.

Quy định đối với đơn vị cung ứng phần mềm tự in hóa đơn

Đối với các tổ chức cung cấp giải pháp công nghệ thông tin và phần mềm tự in hóa đơn, văn bản yêu cầu tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt:

• Tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu: Phần mềm tự in hóa đơn phải được thiết kế đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao. Hệ thống không được phép cho người dùng can thiệp để sửa đổi, xóa hoặc làm sai lệch dữ liệu hóa đơn đã phát hành.
• Định dạng và đánh số: Phần mềm phải tự động đánh số thứ tự hóa đơn một cách liên tục, không trùng lặp. Định dạng thiết kế của hóa đơn xuất ra phải tuân thủ đúng các tiêu chuẩn quy định của Bộ Tài chính.
• Trách nhiệm hỗ trợ: Đơn vị cung ứng phần mềm có nghĩa vụ phối hợp với doanh nghiệp sử dụng và cơ quan thuế trong việc kiểm tra, giám sát và bảo trì hệ thống khi có yêu cầu.

Trách nhiệm của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn

Doanh nghiệp có nhu cầu đặt in hoặc tự in hóa đơn cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau:

• Lựa chọn đối tác uy tín: Chỉ được ký kết hợp đồng với các đơn vị in ấn và nhà cung cấp phần mềm đủ điều kiện hoạt động theo quy định của pháp luật.
• Thông báo phát hành: Trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng chính thức, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định.
• Chịu trách nhiệm pháp lý: Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính hợp pháp, chính xác của toàn bộ hóa đơn được in ra từ hệ thống phần mềm tự in hoặc từ hợp đồng đặt in.