Công văn 546/HTQTCT-HT năm 2018 do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc, thống nhất áp dụng pháp luật trong hoạt động chứng thực chữ ký tại các địa phương. Dưới đây là tổng hợp và phân tích chi tiết các nội dung hướng dẫn cốt lõi của văn bản này.

- Quy định về chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền

• Văn bản hướng dẫn cụ thể các trường hợp được phép chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật về chứng thực. Việc chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền chỉ được thực hiện đối với các giao dịch đơn giản, không có sự chuyển dịch quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất và không phát sinh tranh chấp.
• Các trường hợp cụ thể bao gồm: ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp ưu đãi người có công; ủy quyền nộp hồ sơ, nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính; hoặc thực hiện các công việc đơn giản khác mà pháp luật không cấm.
• Nghiêm cấm việc lạm dụng hình thức chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền để thực hiện các giao dịch chuyển nhượng bất động sản, mua bán xe hoặc các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu nhằm trốn tránh nghĩa vụ thuế hoặc né tránh thủ tục công chứng, chứng thực hợp đồng giao dịch.

- Phân biệt chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

• Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực nhấn mạnh việc phân định rõ ràng giữa hai hành vi hành chính này. Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra kỹ nội dung của văn bản cần chứng thực chữ ký.
• Nếu văn bản có nội dung thỏa thuận, thiết lập quyền và nghĩa vụ giữa các bên (bản chất là hợp đồng, giao dịch) thì không được tiến hành chứng thực chữ ký mà phải hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng theo đúng quy định của Bộ luật Dân sự và Nghị định về chứng thực.
• Việc cố tình chứng thực chữ ký trên các văn bản có tính chất hợp đồng, giao dịch là vi phạm quy định pháp luật và không có giá trị pháp lý ràng buộc đối với các bên khi xảy ra tranh chấp.

- Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài

• Đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, cơ quan thực hiện chứng thực phải yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản dịch ra tiếng Việt hợp pháp (đã được chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng) để đối chiếu nội dung.
• Trường hợp giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định trước khi thực hiện chứng thực chữ ký, trừ các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực chữ ký nếu nội dung của văn bản tiếng nước ngoài có nội dung vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội hoặc xâm phạm đến an ninh quốc gia.

- Trách nhiệm và thẩm quyền của người thực hiện chứng thực

• Người thực hiện chứng thực (Tư pháp - Hộ tịch cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, hoặc Công chứng viên) phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
• Phải trực tiếp chứng kiến người yêu cầu chứng thực ký vào văn bản, giấy tờ. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải thực hiện điểm chỉ theo quy định.
• Cần nâng cao tinh thần trách nhiệm, kiểm tra kỹ giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng) của người yêu cầu chứng thực trước khi thực hiện nghiệp vụ.