Giới thiệu về Công văn 561/TCHQ-GSQL

Công văn 561/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thống nhất thực hiện việc tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung bản khai hàng hóa (manifest) trên Hệ thống một cửa quốc gia. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc tháo gỡ các vướng mắc phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho các hãng tàu, đại lý hãng tàu và doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong quá trình làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển và đường hàng không.

Quy định về việc cung cấp thông tin và hồ sơ điều chỉnh bản khai hàng hóa

Theo hướng dẫn tại Công văn 561/TCHQ-GSQL, việc điều chỉnh thông tin trên bản khai hàng hóa phải tuân thủ các nguyên tắc chặt chẽ nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và ngăn ngừa gian lận thương mại. Các nội dung cốt lõi bao gồm:

• Phương thức nộp hồ sơ: Người khai hải quan (hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc người được ủy quyền) phải thực hiện việc khai báo thông tin sửa đổi, bổ sung và nộp các chứng từ đính kèm thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia.
• Các chứng từ bắt buộc: Hồ sơ đề nghị điều chỉnh phải bao gồm văn bản giải trình rõ lý do sai sót, vận đơn gốc (hoặc chứng từ vận tải tương đương), thư xác nhận của người gửi hàng (shipper) hoặc người nhận hàng (consignee), và các tài liệu kỹ thuật hoặc hóa đơn thương mại liên quan để chứng minh tính trung thực của việc điều chỉnh.
• Thời hạn nộp yêu cầu: Việc yêu cầu sửa đổi bản khai hàng hóa phải được thực hiện trước khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc có quyết định thông quan, giải phóng hàng.

Trách nhiệm và quy trình xử lý của cơ quan Hải quan

Công văn hướng dẫn chi tiết trách nhiệm của công chức hải quan tiếp nhận hồ sơ nhằm tối ưu hóa thời gian thông quan và đảm bảo đúng quy định pháp luật:

• Kiểm tra tính hợp lệ: Công chức hải quan có trách nhiệm đối chiếu thông tin đề nghị điều chỉnh với dữ liệu trên hệ thống và các chứng từ giấy (dưới dạng điện tử) do doanh nghiệp cung cấp.
• Thời hạn phê duyệt: Trong thời hạn quy định kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ trên hệ thống, chi cục hải quan nơi quản lý địa bàn phải xem xét, quyết định việc chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu điều chỉnh. Trường hợp từ chối phải phản hồi rõ lý do thông qua hệ thống.
• Xử lý vi phạm hành chính: Đối với các trường hợp khai báo sai sót do lỗi chủ quan hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan, cơ quan hải quan sẽ tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính và xử phạt theo quy định trước khi phê duyệt nội dung điều chỉnh trên hệ thống.

Phối hợp giữa các bên liên quan trong quá trình điều chỉnh

Để đảm bảo tính đồng bộ và tránh ách tắc hàng hóa tại các cảng biển, cửa khẩu, Công văn 561/TCHQ-GSQL nhấn mạnh sự phối hợp giữa cơ quan hải quan, doanh nghiệp cảng và hãng tàu:

• Xác nhận của doanh nghiệp cảng: Đối với hàng hóa đã được đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cảng, kho, bãi, việc điều chỉnh manifest cần có sự xác nhận phối hợp của doanh nghiệp kinh doanh cảng để đảm bảo thông tin vị trí và tình trạng thực tế của lô hàng không bị thay đổi trái phép.
• Giải quyết vướng mắc phát sinh: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chủ động tổng hợp các trường hợp đặc biệt chưa được quy định rõ để báo cáo Tổng cục Hải quan kịp thời hướng dẫn, không tự ý kéo dài thời gian xử lý gây khó khăn cho doanh nghiệp.