Giới thiệu chung về Công văn 5709/BNV-VTLTNN

Công văn 5709/BNV-VTLTNN do Bộ Nội vụ ban hành nhằm hướng dẫn các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương triển khai thực hiện nghiêm túc, hiệu quả Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ. Văn bản này tập trung vào việc giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống, tăng cường quản lý tài liệu điện tử và bảo đảm các điều kiện vật chất cho công tác lưu trữ.

- Tuyên truyền, phổ biến và quán triệt nội dung Chỉ thị số 35/CT-TTg

• Các Bộ, ngành và địa phương có trách nhiệm tổ chức phổ biến, quán triệt sâu sắc nội dung của Chỉ thị số 35/CT-TTg đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý.
• Nâng cao nhận thức của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và trách nhiệm trong việc quản lý, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia.

- Chỉ đạo và thực hiện giải quyết tài liệu tích đống, tồn đọng

• Xây dựng kế hoạch chi tiết: Các cơ quan, tổ chức phải tiến hành rà soát, thống kê chính xác khối lượng tài liệu tích đống, tồn đọng từ trước đến nay để xây dựng kế hoạch, phương án phân loại, chỉnh lý cụ thể.
• Xác định thời hạn giải quyết: Tập trung nguồn lực để giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng. Kế hoạch chỉnh lý phải xác định rõ lộ trình thực hiện, thời gian hoàn thành và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân.
• Quy trình chỉnh lý tài liệu: Việc chỉnh lý tài liệu phải thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ của ngành lưu trữ, bảo đảm phân loại, lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu chính xác để giữ lại những tài liệu có giá trị và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định pháp luật.
• Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo đúng thủ tục, thẩm quyền, tuyệt đối không tự ý tiêu hủy tài liệu khi chưa có quyết định của cấp có thẩm quyền.

- Tăng cường quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

• Xây dựng hệ thống quản lý: Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật.
• Thực hiện lưu trữ song song: Trong giai đoạn chuyển đổi, cần thực hiện nghiêm túc việc quản lý song song cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử, bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng truy cập lâu dài của tài liệu điện tử.
• Số hóa tài liệu: Từng bước thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ nền giấy có tần suất khai thác cao, tài liệu quý hiếm để phục vụ công tác tra cứu, bảo tồn và hạn chế hư hỏng tài liệu gốc.

- Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất và an toàn tài liệu lưu trữ

• Bố trí kho lưu trữ đạt chuẩn: Các cơ quan, tổ chức phải bố trí diện tích kho lưu trữ đủ diện tích, đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và phòng chống mối mọt, ẩm mốc.
• Trang bị thiết bị phòng cháy, chữa cháy: Lắp đặt hệ thống phòng cháy, chữa cháy chuyên dụng, an toàn cho kho lưu trữ; thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống thiết bị điện và các phương tiện phòng cháy, chữa cháy.
• Di dời tài liệu khỏi nơi không an toàn: Đối với các kho lưu trữ xuống cấp, có nguy cơ ngập lụt, cháy nổ, phải chủ động có phương án di dời tài liệu đến nơi an toàn.

- Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

• Các cơ quan, tổ chức phải chủ động cân đối, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm để chi cho các hoạt động văn thư, lưu trữ, đặc biệt là kinh phí phục vụ cho việc chỉnh lý tài liệu tích đống, tồn đọng và mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu.
• Khuyến khích việc huy động các nguồn lực hợp pháp khác để tăng cường đầu tư cho công tác lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.

- Công tác thanh tra, kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện

• Tăng cường kiểm tra: Cơ quan quản lý cấp trên có trách nhiệm thường xuyên thanh tra, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg và các hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại các đơn vị trực thuộc.
• Chế độ báo cáo: Định kỳ hàng năm, các Bộ, ngành, địa phương phải tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện và gửi báo cáo về Bộ Nội vụ (qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.