Tóm tắt Công văn 5731/CT-TTHT năm 2017 về chính sách thuế đối với chi phí cho người lao động nước ngoài

Công văn 5731/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết các quy định cốt lõi của văn bản này.

1. Chính sách Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích của người lao động nước ngoài

Công văn hướng dẫn chi tiết cách xác định thu nhập chịu thuế TNCN đối với các khoản chi phí do doanh nghiệp trả thay cho người lao động nước ngoài, cụ thể như sau:

• Chi phí tiền nhà, điện, nước và các dịch vụ kèm theo: Khoản tiền thuê nhà, điện, nước và các dịch vụ tiện ích kèm theo do người sử dụng lao động trả thay cho người lao động được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo số thực tế chi trả nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo) tại đơn vị.
• Chi phí vé máy bay khứ hồi về nước: Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động chi trả hộ cho người lao động nước ngoài về nước phép mỗi năm một lần không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Quy định này phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể. Nếu phát sinh từ lần thứ hai trở đi trong năm hoặc không có quy định trong hợp đồng lao động thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
• Chi phí học phí cho con của người lao động nước ngoài: Khoản học phí cho con em người lao động nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông do người sử dụng lao động thanh toán hộ được miễn thuế TNCN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và được quy định rõ trong hợp đồng lao động.

2. Điều kiện khấu trừ chi phí khi tính Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Để các khoản chi phí nêu trên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Tính thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Các khoản chi phải thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hóa đơn và chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi mua vé máy bay, thuê nhà, học phí.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định.
• Quy định rõ ràng trong hồ sơ lao động: Các khoản chi phí này phải được ghi nhận rõ ràng về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.

3. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng chính sách thuế

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra:

• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động ký với người nước ngoài, đảm bảo các khoản phúc lợi, chi phí trả thay (như tiền nhà, vé máy bay, học phí) được mô tả chi tiết, rõ ràng và nhất quán.
• Trường hợp người lao động nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động trước thời hạn, các khoản chi phí phát sinh sau thời điểm chấm dứt hợp đồng sẽ không được tính vào chi phí được trừ và có thể bị tính thuế TNCN toàn bộ.
• Việc khống chế mức 15% đối với chi phí tiền nhà chỉ áp dụng cho thuế TNCN của người lao động. Đối với thuế TNDN của doanh nghiệp, toàn bộ chi phí tiền thuê nhà thực tế chi trả (nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và quy định trong hợp đồng) vẫn được tính vào chi phí được trừ mà không bị giới hạn bởi tỷ lệ 15% này.