Công văn 5913/TCHQ-QLRR do Tổng cục Hải quan ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm chuẩn hóa quy trình xây dựng, cập nhật và quản lý hồ sơ rủi ro trên Hệ thống thông tin nghiệp vụ hải quan (VCIS). Văn bản này đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý rủi ro, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động thông quan hàng hóa và kiểm tra, giám sát hải quan trên toàn quốc.

Mục tiêu và phạm vi áp dụng của hướng dẫn

• Thống nhất quy trình nghiệp vụ: Hướng dẫn chi tiết các bước từ thu thập thông tin, phân tích, đánh giá đến việc phê duyệt và cập nhật hồ sơ rủi ro trên hệ thống VCIS thống nhất trong toàn ngành Hải quan.
• Đối tượng áp dụng: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Chi cục Hải quan và các đơn vị chuyên trách về quản lý rủi ro thuộc Tổng cục Hải quan.
• Nâng cao năng lực hệ thống VCIS: Tối ưu hóa việc khai thác dữ liệu điện tử để phục vụ công tác phân luồng quyết định kiểm tra hải quan một cách chính xác và khách quan.

Quy trình xây dựng hồ sơ rủi ro trên hệ thống VCIS

• Thu thập và xử lý thông tin: Các đơn vị hải quan có trách nhiệm thu thập thông tin từ các nguồn dữ liệu trong và ngoài ngành, bao gồm thông tin về doanh nghiệp xuất nhập khẩu, tuyến đường vận chuyển, mặt hàng nhạy cảm và lịch sử vi phạm pháp luật của doanh nghiệp.
• Phân tích và đánh giá rủi ro: Thực hiện phân tích các dấu hiệu nghi vấn, đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp để xác định các đối tượng, lĩnh vực có nguy cơ rủi ro cao cần lập hồ sơ kiểm soát.
• Thiết lập hồ sơ rủi ro trên VCIS: Nhập các thông tin chi tiết về tiêu chí rủi ro, đối tượng kiểm soát và đề xuất các biện pháp kiểm tra, giám sát phù hợp lên hệ thống phần mềm VCIS theo đúng biểu mẫu quy định.

Quy trình cập nhật và quản lý hồ sơ rủi ro

• Cập nhật thông tin thường xuyên: Hồ sơ rủi ro phải được theo dõi và cập nhật liên tục khi có thông tin mới phát sinh hoặc khi có sự thay đổi về chính sách quản lý mặt hàng, phương thức thủ đoạn buôn lậu mới của các đối tượng.
• Đánh giá lại hiệu quả hồ sơ: Định kỳ rà soát, đánh giá hiệu quả của các hồ sơ rủi ro đã thiết lập. Trường hợp hồ sơ không còn phù hợp hoặc không phát hiện vi phạm sau một thời gian áp dụng thì phải tiến hành sửa đổi hoặc đưa ra khỏi danh mục kiểm soát.
• Phân quyền và bảo mật thông tin: Quy định rõ ràng về quyền hạn truy cập, tạo mới, sửa đổi và phê duyệt hồ sơ rủi ro trên hệ thống VCIS nhằm bảo mật tuyệt đối thông tin nghiệp vụ hải quan.

Trách nhiệm thực hiện của các đơn vị hải quan

• Cục Quản lý rủi ro (Tổng cục Hải quan): Chịu trách nhiệm điều phối chung, hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc các Cục Hải quan địa phương thực hiện đúng quy trình; trực tiếp xây dựng các hồ sơ rủi ro mang tính trọng điểm quốc gia.
• Cục Hải quan tỉnh, thành phố: Chỉ đạo các Chi cục và bộ phận chuyên trách thực hiện nghiêm túc việc thu thập thông tin, xây dựng và cập nhật hồ sơ rủi ro thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương mình.
• Công tác báo cáo: Định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện và những vướng mắc phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống VCIS về Tổng cục Hải quan để kịp thời tháo gỡ và hoàn thiện hệ thống.