Công văn số 5954/TCT-TNCN được Tổng cục Thuế ban hành ngày 30 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn chi tiết về thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với trường hợp cá nhân nhận lương không bao gồm thuế (thường gọi là lương Net). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình quyết toán và hoàn thuế cho người lao động nước ngoài cũng như người lao động Việt Nam áp dụng hình thức trả lương này.

Phạm vi và đối tượng áp dụng của văn bản

Văn bản này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (doanh nghiệp, người sử dụng lao động) thực hiện trả lương theo hình thức Net (người sử dụng lao động chịu trách nhiệm nộp thuế TNCN thay cho người lao động); cá nhân nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện chịu thuế TNCN; và các cơ quan thuế các cấp thực hiện công tác quản lý, quyết toán và hoàn thuế.

Nguyên tắc quy đổi thu nhập làm căn cứ tính thuế đối với lương Net

• Trường hợp người lao động nhận lương Net, tổ chức trả thu nhập phải thực hiện quy đổi thu nhập không bao gồm thuế sang thu nhập làm căn cứ tính thuế (thu nhập Gross) theo quy định của pháp luật về thuế TNCN tại thời điểm phát sinh thu nhập.
• Số thuế TNCN do tổ chức trả thu nhập nộp thay cho người lao động được coi là một khoản lợi ích vật chất mà người lao động được hưởng, do đó phải được cộng vào thu nhập chịu thuế để xác định nghĩa vụ thuế cuối cùng.
• Khoản thuế TNCN nộp thay này, nếu được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận lao động tập thể, sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp của tổ chức chi trả.

Quy định về quyền sở hữu và xử lý khoản thuế TNCN nộp thừa

• Về mặt pháp lý, thuế TNCN là nghĩa vụ cá nhân của người lao động đối với ngân sách nhà nước. Do đó, khi thực hiện quyết toán thuế, nếu có số thuế nộp thừa thì khoản tiền hoàn thuế này về nguyên tắc thuộc sở hữu của cá nhân người lao động.
• Tuy nhiên, do tổ chức trả thu nhập là đơn vị thực tế bỏ chi phí để nộp thay thuế cho người lao động (theo thỏa thuận lương Net), việc xử lý khoản thuế nộp thừa phải được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận dân sự và thống nhất giữa hai bên.
• Nếu giữa tổ chức trả thu nhập và người lao động có thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc văn bản thỏa thuận riêng về việc khoản thuế hoàn lại thuộc về tổ chức trả thu nhập, thì tổ chức trả thu nhập được quyền nhận lại khoản tiền này thông qua các thủ tục ủy quyền hợp pháp.

Thủ tục và hồ sơ hoàn thuế TNCN đối với cá nhân nhận lương Net

• Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập: Tổ chức trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân trong kỳ quyết toán. Sau khi bù trừ, nếu tổng số thuế của cả tổ chức nộp thừa, tổ chức trả thu nhập sẽ lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý để được hoàn trả tiền thuế nộp thừa vào tài khoản của tổ chức.
• Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế: Cá nhân tự thực hiện kê khai quyết toán thuế theo mẫu quy định. Nếu phát sinh số thuế nộp thừa và có yêu cầu hoàn thuế, cá nhân phải xuất trình chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức trả thu nhập cấp.
• Để tổ chức trả thu nhập nhận lại số tiền thuế hoàn (do đã nộp thay trước đó), cá nhân phải thực hiện ký văn bản ủy quyền nhận tiền hoàn thuế cho tổ chức trả thu nhập theo đúng quy định của pháp luật dân sự. Văn bản ủy quyền này phải được gửi kèm theo hồ sơ quyết toán và hoàn thuế gửi cơ quan thuế.

Trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình hoàn thuế

• Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động trong trường hợp người lao động tự thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
• Người lao động có trách nhiệm phối hợp cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (nếu có), các chứng từ giảm trừ gia cảnh và ký các văn bản ủy quyền cần thiết để tổ chức trả thu nhập thực hiện thủ tục hoàn thuế theo đúng thỏa thuận đã ký kết.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu hồ sơ quyết toán thuế, xác định chính xác số thuế nộp thừa và thực hiện hoàn thuế đúng đối tượng, đúng quy trình thủ tục dựa trên các văn bản ủy quyền và thỏa thuận hợp pháp giữa các bên.

Công văn 5954/TCT-TNCN có hiệu lực áp dụng đối với các kỳ quyết toán thuế TNCN kể từ thời điểm ban hành, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng để các doanh nghiệp và người lao động xử lý hài hòa quyền lợi đối với khoản thuế nộp thừa khi áp dụng cơ chế lương Net.