Công văn 6313/TCHQ-PC được Tổng cục Hải quan ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Hải quan tỉnh, thành phố thống nhất thực hiện việc sử dụng, quản lý và in ấn các mẫu biên bản, quyết định (ấn chỉ) sử dụng trong xử phạt vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực hải quan, đảm bảo phù hợp với quy định mới tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xử lý vi phạm hành chính và Nghị định số 118/2021/NĐ-CP.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các Cục Hải quan tỉnh, thành phố, các Chi cục Hải quan, lực lượng kiểm soát hải quan và các công chức hải quan có thẩm quyền lập biên bản, quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan trên phạm vi cả nước.

Hướng dẫn chuyển tiếp và áp dụng các mẫu ấn chỉ mới

• Từ ngày Nghị định số 118/2021/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, các đơn vị hải quan phải thống nhất sử dụng các mẫu biên bản, mẫu quyết định xử phạt vi phạm hành chính được ban hành kèm theo Nghị định này.
• Đối với các mẫu ấn chỉ cũ đã in ấn nhưng chưa sử dụng hết, Tổng cục Hải quan hướng dẫn phương án rà soát, thực hiện hủy bỏ hoặc lưu trữ theo đúng quy định về quản lý ấn chỉ chuyên ngành để tránh việc sử dụng sai mẫu biểu pháp luật quy định.

Quy định về in ấn, quản lý và cấp phát ấn chỉ

• Các Cục Hải quan tỉnh, thành phố chủ động thực hiện việc in ấn, quản lý và cấp phát các mẫu biên bản, quyết định xử phạt vi phạm hành chính phục vụ cho công tác chuyên môn tại đơn vị, đảm bảo đủ số lượng và đúng biểu mẫu quy chuẩn.
• Việc in ấn phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật, phôi in và bảo mật theo quy định của ngành Hải quan và Bộ Tài chính.
• Thiết lập hệ thống sổ sách theo dõi, giao nhận ấn chỉ rõ ràng giữa bộ phận quản lý và bộ phận trực tiếp sử dụng, đảm bảo không để xảy ra thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích.

Hướng dẫn kỹ thuật ghi chép và sử dụng biểu mẫu

• Công chức hải quan khi lập biên bản hoặc soạn thảo quyết định xử phạt phải ghi đầy đủ, chính xác, rõ ràng các thông tin theo từng tiêu chí được thiết kế trong mẫu biểu.
• Đối với các nội dung không phát sinh hoặc không áp dụng trong vụ việc cụ thể, người lập biểu mẫu phải gạch chéo hoặc ghi rõ "không" để tránh việc bổ sung thông tin tùy tiện sau khi biên bản đã được ký kết.
• Đặc biệt lưu ý việc xác định thẩm quyền xử phạt, thời hạn ra quyết định xử phạt và việc áp dụng các biện pháp ngăn chặn phải được ghi nhận chính xác theo đúng quy định của Luật Xử lý vi phạm hành chính.

Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát

• Thủ trưởng các đơn vị hải quan có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng ấn chỉ xử phạt vi phạm hành chính tại đơn vị mình.
• Kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý nghiêm các trường hợp sử dụng sai mẫu, ghi chép thiếu thông tin hoặc vi phạm quy trình quản lý ấn chỉ làm ảnh hưởng đến tính pháp lý của hồ sơ xử phạt.

Hiệu lực thi hành

Công văn 6313/TCHQ-PC có hiệu lực hướng dẫn ngay từ thời điểm ban hành, đồng hành cùng tiến trình triển khai thực hiện Nghị định số 118/2021/NĐ-CP nhằm bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ và đúng pháp luật trong công tác xử lý vi phạm hành chính của ngành Hải quan.