Giới thiệu về Công văn 6404/CTTPHCM-TTHT năm 2022

Công văn 6404/CTTPHCM-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế giải quyết vướng mắc liên quan đến chỉ tiêu ngày ký khác với ngày lập trên hóa đơn điện tử. Đây là một trong những nội dung quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) của cả bên bán và bên mua.

Thời điểm lập và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Theo quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn, chứng từ, việc xác định thời điểm lập và ký số trên hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử: Được xác định theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn thu tiền trước (nếu có).
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Là thời điểm người bán thực hiện ký số, ký điện tử trên hóa đơn bằng chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng theo quy định của pháp luật.

Nguyên tắc xử lý khi ngày ký khác ngày lập trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 9 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì:

• Đối với bên bán (người khai thuế): Thời điểm khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định theo thời điểm lập hóa đơn (ngày lập), không phụ thuộc vào thời điểm ký số (ngày ký). Người bán có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế vào kỳ tính thuế tương ứng với ngày lập hóa đơn để đảm bảo tính kịp thời của nguồn thu ngân sách nhà nước.
• Đối với bên mua (người khấu trừ, tính chi phí): Thời điểm bên mua thực hiện kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cũng được căn cứ vào thời điểm lập hóa đơn (ngày lập), với điều kiện hóa đơn đó đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và có đầy đủ chữ ký số của người bán theo quy định.

Trách nhiệm và lưu ý đối với doanh nghiệp

Để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, Cục Thuế TP.HCM khuyến nghị các doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Hạn chế tối đa việc chậm trễ ký số: Doanh nghiệp cần thực hiện ký số ngay khi lập hóa đơn để đảm bảo tính đồng nhất về mặt thời gian, hạn chế việc chênh lệch ngày ký và ngày lập dẫn đến các giải trình không đáng có với cơ quan thuế.
• Xử lý hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm: Trường hợp ngày ký khác ngày lập do doanh nghiệp cố tình trì hoãn hoặc lập hóa đơn sai thời điểm so với quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn nhận được: Doanh nghiệp mua hàng cần chủ động kiểm tra trạng thái hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế để đảm bảo hóa đơn có mã của cơ quan thuế (đối với trường hợp dùng hóa đơn có mã) và chữ ký số của người bán là hợp lệ trước khi thực hiện kê khai thuế.