Công văn 6740/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2013 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh trên địa bàn. Văn bản này nhằm tháo gỡ các vướng mắc thực tế, đảm bảo việc tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn trong bối cảnh áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật liên quan tại thời điểm đó.

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm lập hóa đơn theo quy định, giao cho khách hàng đầy đủ các liên theo đúng thực tế phát sinh của giao dịch.
• Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn phải được lập ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Yêu cầu về nội dung trên hóa đơn: Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng tính chất, bản chất của giao dịch kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; chữ viết, chữ số phải rõ ràng, liên tục, không ngắt quãng và đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán.

Quy định về hình thức và phát hành hóa đơn

• Các loại hóa đơn áp dụng: Doanh nghiệp thực hiện sử dụng các loại hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử theo đúng đăng ký và thông báo phát hành với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thủ tục thông báo phát hành: Trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, tổ chức kinh doanh phải lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định của pháp luật trước khi đưa vào sử dụng.
• Quản lý và lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn đã lập và chưa lập phải được quản lý, lưu trữ nghiêm ngặt tại trụ sở doanh nghiệp hoặc địa điểm được cấp phép, tránh thất thoát, hư hỏng hoặc bị lợi dụng cho các mục đích bất hợp pháp.

Xử lý các sai sót và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Xử lý hóa đơn viết sai: Trường hợp phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót nhưng chưa giao cho người mua hoặc đã giao nhưng chưa kê khai thuế, doanh nghiệp thực hiện hủy bỏ hoặc lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới thay thế. Đối với hóa đơn đã kê khai thuế, hai bên phải lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót theo đúng quy định.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Định kỳ hàng quý, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trong kỳ không phát sinh sử dụng hóa đơn nhằm đảm bảo tính minh bạch và giám sát chặt chẽ từ cơ quan quản lý.

Công văn 6740/CT-TTHT đóng vai trò là cơ sở pháp lý hướng dẫn chi tiết giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý hóa đơn chứng từ, hạn chế tối đa các rủi ro về thuế và tránh các chế tài xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn.