Tóm tắt Công văn 6826/CT-TTHT năm 2016 về lập hóa đơn hàng hóa trả lại

Công văn 6826/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc và thủ tục lập hóa đơn, kê khai thuế đối với trường hợp người mua trả lại hàng hóa cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng hoặc các thỏa thuận khác. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn và thuế giá trị gia tăng (GTGT).

- Quy định lập hóa đơn đối với người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh có hóa đơn

Trường hợp người mua là đối tượng có hóa đơn (doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ) khi trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa cho người bán, thủ tục được thực hiện như sau:

• Người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng hóa cho người bán.
• Trên hóa đơn phải ghi rõ: Hàng hóa trả lại cho người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế và thuế suất thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Hóa đơn trả lại hàng này là căn cứ để người bán điều chỉnh doanh số bán, thuế GTGT đầu ra và người mua điều chỉnh doanh số mua, thuế GTGT đầu vào tương ứng.

- Quy định đối với người mua là cá nhân, tổ chức không có hóa đơn

Trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng hoặc các tổ chức không có chức năng xuất hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, hai bên phải thực hiện theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính hợp pháp:

• Người bán và người mua phải lập biên bản trả lại hàng hóa hoặc thỏa thuận bằng văn bản nêu rõ lý do trả lại hàng.
• Biên bản phải thể hiện đầy đủ các thông tin: Tên hàng hóa, ký hiệu, số lượng, giá trị hàng hóa trả lại, số tiền thuế GTGT (nếu có), lý do trả lại hàng kèm theo hóa đơn mua hàng gốc (liên giao cho khách hàng).
• Người bán thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập hoặc lập hóa đơn điều chỉnh (tùy trường hợp cụ thể) và lưu giữ biên bản trả hàng cùng hóa đơn gốc để làm căn cứ điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra.

- Nguyên tắc kê khai và điều chỉnh thuế GTGT

Việc kê khai điều chỉnh thuế đối với hàng hóa trả lại được thực hiện dựa trên các chứng từ hợp lệ nêu trên:

• Đối với người bán: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng (do người mua xuất) hoặc biên bản thu hồi hàng hóa kèm hóa đơn gốc, người bán thực hiện kê khai giảm doanh thu bán ra và giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng tại kỳ tính thuế phát sinh việc trả lại hàng.
• Đối với người mua (có hóa đơn): Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng đã lập, người mua thực hiện kê khai giảm doanh số mua vào và giảm thuế GTGT đầu vào tương ứng tại kỳ tính thuế phát sinh việc trả lại hàng.

- Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 6826/CT-TTHT thống nhất cách xử lý nghiệp vụ trả lại hàng hóa, giúp doanh nghiệp tránh các sai sót về hóa đơn dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý hoàn thiện đầy đủ hồ sơ gồm biên bản trả hàng, hóa đơn trả hàng (hoặc hóa đơn gốc thu hồi) và các chứng từ thanh toán liên quan để giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.