Công văn 697/CT-TNCN do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn về việc tiếp tục xử lý các trường hợp trùng số chứng minh nhân dân (CMND) trong quá trình đăng ký thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc phát sinh, đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu của ngành Thuế.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã trực thuộc thành phố Hà Nội, các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập và cá nhân nộp thuế trên địa bàn quản lý của Cục Thuế thành phố Hà Nội gặp phải tình trạng trùng số CMND khi thực hiện đăng ký mã số thuế TNCN.

- Quy trình xác minh thông tin khi phát hiện trùng số CMND

• Khi hệ thống ứng dụng đăng ký thuế cảnh báo trùng số CMND, cơ quan thuế hoặc tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm yêu cầu người nộp thuế cung cấp bản sao CMND hoặc Căn cước công dân (CCCD) còn hiệu lực để thực hiện đối chiếu.
• Thực hiện kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng các thông tin định danh khác của người nộp thuế bao gồm: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, quê quán để xác định chính xác đây là hai cá nhân khác nhau bị trùng số CMND hay là cùng một cá nhân đăng ký nhiều lần.

- Phương án xử lý đối với trường hợp hai cá nhân khác nhau bị trùng số CMND

• Trường hợp xác định rõ đây là hai cá nhân hoàn toàn khác nhau (do cơ quan công an cấp trùng số CMND), cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ sau có trách nhiệm liên hệ và phối hợp với cơ quan thuế đã cấp mã số thuế trước đó để xác minh thông tin.
• Sau khi xác minh và xác định thông tin của hai người nộp thuế là hoàn toàn độc lập, cơ quan thuế sử dụng chức năng đặc thù trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế để phê duyệt và cấp mã số thuế mới cho người nộp thuế đăng ký sau.
• Hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái trùng CMND hợp lệ và cho phép cả hai mã số thuế cùng tồn tại song song trên hệ thống dữ liệu quốc gia.

- Phương án xử lý đối với trường hợp một cá nhân có nhiều mã số thuế

• Nếu kết quả đối chiếu cho thấy các thông tin cá nhân hoàn toàn trùng khớp và thực chất chỉ do một cá nhân đăng ký thuế tại nhiều nơi hoặc đăng ký nhiều lần, cơ quan thuế hướng dẫn người nộp thuế làm thủ tục đóng các mã số thuế cấp sau.
• Người nộp thuế chỉ được phép sử dụng một mã số thuế duy nhất được cấp đầu tiên để thực hiện các giao dịch thuế, kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế TNCN.

- Trách nhiệm của cơ quan thuế và tổ chức chi trả thu nhập

• Các Chi cục Thuế phải chủ động rà soát danh sách các hồ sơ đăng ký thuế bị báo trùng số CMND còn tồn đọng trên địa bàn, nhanh chóng liên hệ với người nộp thuế hoặc tổ chức chi trả để hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ xử lý.
• Tổ chức chi trả thu nhập có nghĩa vụ đôn đốc, hỗ trợ người lao động thu thập các giấy tờ chứng minh cần thiết và nộp về cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được giải quyết kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán thuế TNCN năm.

Hiệu lực thi hành

Công văn 697/CT-TNCN có hiệu lực hướng dẫn thực hiện ngay từ ngày ban hành. Các nội dung hướng dẫn tại văn bản này được áp dụng thống nhất tại các chi cục thuế trực thuộc Cục Thuế thành phố Hà Nội cho đến khi có quy định hoặc hướng dẫn mới của Tổng cục Thuế.