Tóm tắt Công văn 726/CT-TTHT năm 2014 về kê khai hóa đơn điều chỉnh

Công văn 726/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và người nộp thuế thực hiện đúng quy định về việc lập và kê khai các hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót trong quá trình mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến thuế giá trị gia tăng (GTGT).

1. Quy định về việc lập hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót

Theo hướng dẫn và các quy định pháp luật thuế liên quan, khi phát hiện hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện có sai sót (về đơn giá, thuế suất, tiền thuế, quy cách chất lượng hàng hóa...), hai bên phải thực hiện các bước sau:

• Hai bên mua và bán phải lập biên bản điều chỉnh bằng văn bản, trong đó ghi rõ sai sót và nội dung cần điều chỉnh cụ thể.
• Người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... ngày... tháng... năm...
• Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Tuy nhiên, khi kê khai thuế, doanh nghiệp thực hiện kê khai giảm doanh thu và thuế đầu ra, đầu vào theo hướng dẫn cụ thể để phản ánh đúng bản chất giảm.

2. Hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh đối với bên bán (người bán)

Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết cách thức kê khai hóa đơn điều chỉnh đối với bên bán tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh như sau:

• Hóa đơn điều chỉnh được kê khai vào kỳ tính thuế của tháng hoặc quý phát sinh hóa đơn điều chỉnh đó (không thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị sai sót ban đầu).
• Trường hợp điều chỉnh tăng doanh thu, tăng thuế GTGT đầu ra: Bên bán thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, ghi nhận giá trị dương để tăng chỉ tiêu doanh thu và thuế tương ứng.
• Trường hợp điều chỉnh giảm doanh thu, giảm thuế GTGT đầu ra: Bên bán thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra của kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Để thể hiện việc giảm doanh thu và giảm thuế, số liệu trên bảng kê được ghi số âm (-) hoặc thực hiện trừ trực tiếp vào số liệu tổng hợp của kỳ kê khai đó.

3. Hướng dẫn kê khai hóa đơn điều chỉnh đối với bên mua (người mua)

Tương tự như bên bán, bên mua cũng thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh tại kỳ tính thuế nhận được hóa đơn điều chỉnh:

• Bên mua thực hiện kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào của kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Trường hợp điều chỉnh tăng giá trị mua vào và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Bên mua kê khai dương số liệu vào bảng kê mua vào để tăng số thuế GTGT được khấu trừ.
• Trường hợp điều chỉnh giảm giá trị mua vào và thuế GTGT đầu vào: Bên mua thực hiện kê khai âm (-) số liệu hoặc trừ bớt số liệu tương ứng trên bảng kê mua vào của kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh để giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng.

4. Một số lưu ý quan trọng khi áp dụng Công văn 726/CT-TTHT

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Tính đồng bộ giữa hai bên: Cả bên bán và bên mua phải thống nhất về thời điểm kê khai hóa đơn điều chỉnh, đảm bảo việc kê khai được thực hiện trong cùng một kỳ tính thuế để tránh lệch số liệu khi cơ quan thuế đối chiếu hệ thống dữ liệu hóa đơn.
• Hồ sơ đi kèm: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký, đóng dấu của cả hai bên cùng với hóa đơn gốc bị điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh mới để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
• Tránh nhầm lẫn với khai bổ sung: Việc lập hóa đơn điều chỉnh và kê khai vào kỳ hiện tại khác hoàn toàn với việc tự phát hiện sai sót trên tờ khai và thực hiện khai bổ sung (KHBS) theo quy định của Luật Quản lý thuế. Hóa đơn điều chỉnh chỉ áp dụng khi sai sót được phát hiện sau khi cả hai bên đã kê khai thuế và có sự đồng thuận bằng biên bản.