Giới thiệu về Công văn 7504/CT-TTHT năm 2015

Công văn 7504/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ và chi hộ của doanh nghiệp. Đây là một trong những nghiệp vụ phát sinh phổ biến trong hoạt động kinh doanh nhưng dễ dẫn đến sai sót trong quá trình kê khai, hạch toán và quyết toán thuế nếu không thực hiện đúng quy định.

- Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hộ doanh nghiệp khác

Công văn hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn, chứng từ trong trường hợp một doanh nghiệp thực hiện chi trả thay (chi hộ) cho một doanh nghiệp khác, cụ thể như sau:

• Trường hợp hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên doanh nghiệp chi hộ: Khi thu lại tiền từ doanh nghiệp được chi hộ, doanh nghiệp chi hộ phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và tính thuế GTGT theo thuế suất tương ứng của hàng hóa, dịch vụ đó.
• Trường hợp hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên doanh nghiệp được chi hộ (đơn vị thụ hưởng thực tế): Doanh nghiệp chi hộ chỉ đóng vai trò thanh toán giùm. Khi nhận lại tiền thanh toán từ doanh nghiệp được chi hộ, doanh nghiệp chi hộ không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) kèm theo hóa đơn gốc mang tên doanh nghiệp được chi hộ để bàn giao lại cho họ làm căn cứ hạch toán chi phí và kê khai thuế.

- Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với khoản thu hộ

Đối với các khoản thu hộ từ khách hàng để trả cho bên thứ ba, việc lập hóa đơn được xác định dựa trên đối tượng thụ hưởng dịch vụ và bản chất giao dịch:

• Nếu doanh nghiệp thu hộ tiền cho đơn vị khác và khoản thu này thuộc doanh thu của đơn vị khác, doanh nghiệp thu hộ không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền theo quy định.
• Đơn vị thực tế cung cấp dịch vụ, hàng hóa có trách nhiệm xuất hóa đơn trực tiếp cho khách hàng hoặc xuất hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ để chuyển giao cho khách hàng theo đúng quy định pháp luật về hóa đơn.

- Nguyên tắc kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Việc kê khai và khấu trừ thuế đối với các khoản thu hộ, chi hộ phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Doanh nghiệp chi hộ không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên doanh nghiệp được chi hộ.
• Doanh nghiệp được chi hộ (đơn vị thụ hưởng) được quyền kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các hóa đơn hợp pháp mang tên mình do bên chi hộ bàn giao lại.
• Đối với các hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ, doanh nghiệp được chi hộ không được dùng làm căn cứ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào trực tiếp từ hóa đơn đó, mà phải dựa trên hóa đơn GTGT do doanh nghiệp chi hộ xuất lại để thực hiện kê khai.

- Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi thực hiện thu hộ, chi hộ

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản rõ ràng giữa các bên về việc thu hộ, chi hộ, trong đó quy định rõ trách nhiệm lập hóa đơn, bàn giao chứng từ và phương thức thanh toán.
• Phân loại rõ ràng các khoản chi hộ mang tên doanh nghiệp mình và mang tên đối tác để áp dụng đúng phương pháp lập hóa đơn và kê khai thuế tương ứng.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có) đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo tính hợp lệ khi quyết toán thuế.