Công văn 7684/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2014 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Nội dung trọng tâm của công văn tập trung vào việc xác định tính hợp lý của các khoản chi phí tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp khi tính thuế TNDN.

Chính sách thuế TNDN đối với tiền lương của chủ doanh nghiệp

Công văn đưa ra hướng dẫn chi tiết về việc phân loại và loại trừ các khoản chi phí tiền lương không hợp lệ đối với các loại hình doanh nghiệp cụ thể:

• Đối với doanh nghiệp tư nhân: Khoản chi tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Nguyên nhân là do tài sản của doanh nghiệp tư nhân không tách biệt độc lập với tài sản của chủ doanh nghiệp.
• Đối với công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ: Tiền lương, tiền công của chủ công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân làm chủ) không được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, bất kể chủ doanh nghiệp có trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hay không.
• Thù lao của thành viên sáng lập: Các khoản thù lao trả cho các thành viên sáng lập doanh nghiệp hoặc thành viên Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cũng không được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ.

Nguyên tắc xác định chi phí được trừ và cơ sở pháp lý

Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành để thống nhất nguyên tắc áp dụng:

• Các khoản chi tiền lương, tiền công phải đi kèm với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của công ty. Tuy nhiên, đối với chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ, do không thể tự ký hợp đồng lao động với chính mình nên các khoản chi này mang bản chất là phân phối lợi nhuận sau thuế.
• Doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Ảnh hưởng đối với thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Bên cạnh thuế TNDN, công văn cũng gián tiếp làm rõ nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản thu nhập của chủ doanh nghiệp:

• Khoản tiền lương, tiền công do chủ công ty TNHH một thành viên tự chi trả cho bản thân không chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công.
• Phần thu nhập còn lại sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ thuế TNDN được coi là lợi nhuận sau thuế thuộc sở hữu của cá nhân chủ doanh nghiệp và không phải chịu thuế TNCN từ đầu tư vốn khi rút ra.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro bị truy thu thuế, phạt chậm nộp khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tách biệt tài khoản kế toán: Kế toán doanh nghiệp cần tách biệt rõ ràng tài khoản chi lương của người lao động thông thường với các khoản chi trả cho chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc chủ công ty TNHH một thành viên.
• Loại trừ chi phí khi quyết toán: Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN năm, kế toán phải chủ động điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế (chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế TNDN) đối với phần chi phí tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí trong năm.
• Hồ sơ chứng từ: Đối với các thành viên khác tham gia điều hành (không phải chủ sở hữu duy nhất), doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động và bảng chấm công, bảng lương rõ ràng để chứng minh chi phí hợp lệ.