Công văn số 778/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành hướng dẫn về việc xử lý hành vi mất hóa đơn, chứng từ trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh có phát sinh hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn, chứng từ kế toán, cũng như các cơ quan thuế trực thuộc có thẩm quyền quản lý và xử lý vi phạm.

Quy trình báo cáo khi mất hóa đơn, chứng từ

• Khi phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), tổ chức, cá nhân phải tiến hành lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và thông báo ngay cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn nộp thông báo mất hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, nhằm đảm bảo tính kịp thời và minh bạch trong công tác quản lý hóa đơn.

Xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn

• Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo các khung hình phạt quy định tại các văn bản pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
• Mức xử phạt cụ thể được xác định dựa trên tính chất của hành vi, loại hóa đơn bị mất (hóa đơn đầu vào hay đầu ra, hóa đơn đã lập hay chưa lập), và việc có yếu tố giảm nhẹ như do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng khác hay không.
• Trường hợp người bán và người mua đã lập biên bản ghi nhận sự việc, có hóa đơn sao chụp liên 1 và các chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ thực tế thì có thể được xem xét giảm nhẹ mức phạt theo quy định.

Thủ tục khắc phục và sử dụng chứng từ thay thế

• Các bên liên quan (bên bán và bên mua) phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn, trong đó ghi rõ liên hóa đơn bị mất, lý do mất, và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin.
• Người mua được phép sử dụng bản sao liên 1 của hóa đơn bị mất (có ký tên, đóng dấu xác nhận của người bán) kèm theo biên bản mất hóa đơn và chứng từ thanh toán để làm căn cứ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hiệu lực thi hành

Công văn 778/CT-TTHT có hiệu lực hướng dẫn thực hiện kể từ ngày ban hành. Các nội dung hướng dẫn trong công văn này được căn cứ trên các quy định pháp luật về thuế, hóa đơn và xử phạt vi phạm hành chính hiện hành tại thời điểm ban hành.