Giới thiệu về Công văn 7973/CTHN-TTHT năm 2023

Công văn 7973/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách thuế đối với các khoản thu hộ, chi hộ liên quan đến nhân viên. Văn bản này làm rõ điều kiện để các khoản chi hộ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cũng như các ảnh hưởng liên quan đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Điều kiện để khoản chi hộ nhân viên được tính vào chi phí được trừ (Thuế TNDN)

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành và hướng dẫn tại Công văn 7973/CTHN-TTHT, các khoản chi hộ nhân viên chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Hóa đơn và chứng từ hợp pháp: Khoản chi hộ phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Thông tin trên hóa đơn (tên, địa chỉ, mã số thuế) phải thể hiện rõ người mua là doanh nghiệp, không được để tên cá nhân người lao động (trừ các trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép như công tác phí có quy chế rõ ràng).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí hợp lý.
• Mối quan hệ với hoạt động kinh doanh hoặc phúc lợi: Khoản chi phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoặc thuộc khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động.
• Quy định rõ ràng trong quy chế nội bộ: Các khoản chi hộ mang tính chất phúc lợi, hỗ trợ người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các văn bản sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của doanh nghiệp; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc quyết định.

Ảnh hưởng của khoản chi hộ đến Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ tính chất của khoản chi hộ để xác định nghĩa vụ thuế TNCN cho người lao động:

• Khoản chi hộ ghi rõ tên cá nhân thụ hưởng: Nếu doanh nghiệp chi trả hộ các khoản chi phí cá nhân (như tiền nhà, tiền điện, nước, dịch vụ tư vấn, học phí cho con em người lao động...) mà hóa đơn, chứng từ ghi rõ tên cá nhân người lao động, thì khoản chi này phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động đó.
• Khoản chi hộ cho tập thể người lao động: Trường hợp khoản chi hộ phục vụ chung cho tập thể người lao động tại doanh nghiệp mà không chỉ đích danh cho riêng cá nhân nào thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Nguyên tắc khấu trừ Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với khoản chi hộ

Về việc kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi hộ nhân viên:

• Doanh nghiệp chỉ được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn chi hộ nếu hóa đơn đó được lập đúng quy định, mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
• Đối với các hoạt động thu hộ, chi hộ thuần túy (không phát sinh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ của chính doanh nghiệp), doanh nghiệp thực hiện lập chứng từ thu, chi theo quy định và không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT đối với các khoản này.

Khuyến nghị thực tế dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Rà soát và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ (quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, thỏa ước lao động tập thể) để tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các khoản chi hộ, chi phúc lợi.
• Yêu cầu người lao động cung cấp đầy đủ thông tin của doanh nghiệp cho nhà cung cấp khi thực hiện các giao dịch chi hộ để xuất hóa đơn đúng quy định.
• Thực hiện nghiêm túc phương thức thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi hộ có giá trị lớn từ 20 triệu đồng trở lên.