Công văn 83649/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2017 hướng dẫn chi tiết về hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để làm căn cứ tính giảm trừ gia cảnh khi xác định thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp người nộp thuế và các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện đúng quy định pháp luật.

- Nguyên tắc áp dụng giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

• Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
• Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và người nộp thuế được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký.
• Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế phải tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế duy nhất.

- Hồ sơ chứng minh đối với người phụ thuộc là con

• Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh gồm bản chụp Giấy khai sinh hoặc bản chụp Thẻ căn cước công dân/Chứng minh nhân dân (không yêu cầu công chứng nhưng người nộp thuế phải xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc nộp bản sao có chứng thực).
• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động: Hồ sơ gồm bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Thẻ căn cước công dân/Chứng minh nhân dân; bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.
• Con đang theo học tại các bậc học: Đối với con từ 18 tuổi trở lên đang học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại các bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, hồ sơ gồm bản chụp Giấy khai sinh; bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc các giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại trường.

- Hồ sơ chứng minh đối với người phụ thuộc là vợ hoặc chồng

• Bản chụp Giấy chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của vợ hoặc chồng.
• Bản chụp Sổ hộ khẩu (chứng minh quan hệ vợ chồng) hoặc bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.
• Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên phải có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật hoặc hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động.

- Hồ sơ chứng minh đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ, cha chồng, mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp

• Bản chụp Giấy chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân của cha, mẹ.
• Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ giữa người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp Sổ hộ khẩu, Giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp cha, mẹ trong độ tuổi lao động thì phải có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động hoặc hồ sơ bệnh án hiểm nghèo theo quy định của pháp luật.

- Hồ sơ chứng minh đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa

Các cá nhân khác bao gồm anh ruột, chị ruột, em ruột, ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột, cháu ruột và người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật phải đáp ứng điều kiện không nơi nương tựa và người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng. Hồ sơ chứng minh gồm:

• Bản chụp Giấy chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh của người phụ thuộc.
• Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).
• Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu quy định có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.
• Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu quy định có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc không có ai nương tựa, do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng.

- Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

• Thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc).
• Quá thời hạn nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc đó và phải thực hiện điều chỉnh, nộp bổ sung số thuế thu nhập cá nhân còn thiếu theo quy định.