Công văn 854/STP-HCBT do Sở Tư pháp tỉnh Long An ban hành nhằm hướng dẫn nghiệp vụ và thống nhất thực hiện các hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn của các cơ quan có thẩm quyền chứng thực cấp huyện và cấp xã, đảm bảo việc áp dụng pháp luật về chứng thực được đồng bộ, chính xác và đúng quy định pháp luật hiện hành.

Phần mở đầu và các hướng dẫn chung về hoạt động chứng thực

Văn bản tập trung làm rõ các nguyên tắc cơ bản và phạm vi áp dụng trong hoạt động chứng thực tại địa phương, cụ thể bao gồm:

• Phạm vi hướng dẫn: Tập trung vào các nghiệp vụ chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, và chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng Tư pháp cấp huyện.
• Nguyên tắc tiếp nhận hồ sơ: Yêu cầu các cơ quan thực hiện chứng thực phải tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực; không được tự ý đặt ra các thủ tục, giấy tờ ngoài quy định của pháp luật.
• Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực: Nhấn mạnh vai trò, trách nhiệm của người ký chứng thực (Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp) và công chức tư pháp - hộ tịch trong việc thẩm định tính xác thực của hồ sơ.

Hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực bản sao từ bản chính

Sở Tư pháp tỉnh Long An đưa ra các chỉ đạo cụ thể nhằm giải quyết các vướng mắc thường gặp khi thực hiện chứng thực bản sao:

• Đối chiếu bản chính: Người thực hiện chứng thực phải đối chiếu kỹ lưỡng bản sao với bản chính. Bản chính phải là bản hợp pháp, không bị tẩy xóa, sửa chữa, hoặc bổ sung trái pháp luật.
• Các trường hợp không được chứng thực bản sao: Hướng dẫn chi tiết về các trường hợp từ chối chứng thực theo quy định, bao gồm bản chính bị hư hỏng, nát, không xác định được nội dung, hoặc bản chính có đóng dấu mật của cơ quan nhà nước trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Quản lý và lưu trữ: Quy định về việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai đối với bản sao có nhiều trang và việc lưu trữ hồ sơ chứng thực để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

Hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực chữ ký

Đối với hoạt động chứng thực chữ ký cá nhân và chứng thực chữ ký người dịch, công văn lưu ý các điểm sau:

• Xác minh nhân thân: Người thực hiện chứng thực phải yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ (Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng) để đối chiếu.
• Sự tự nguyện của người ký: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc người tiếp nhận hồ sơ. Người thực hiện chứng thực phải đảm bảo người ký nhận thức rõ hành vi và tự nguyện ký vào văn bản.
• Chứng thực chữ ký trên giấy tờ bằng tiếng nước ngoài: Hướng dẫn cụ thể về quy trình dịch thuật và chứng thực chữ ký người dịch đối với các văn bản, tài liệu có yếu tố nước ngoài.

Hướng dẫn chứng thực hợp đồng, giao dịch

Đây là nội dung phức tạp, dễ phát sinh tranh chấp, do đó Sở Tư pháp Long An yêu cầu các đơn vị tuân thủ nghiêm ngặt các quy định:

• Năng lực hành vi dân sự: Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tại thời điểm ký kết.
• Tính hợp pháp của nội dung hợp đồng: Nội dung của hợp đồng, giao dịch không được vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
• Sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng: Quy trình, thủ tục thực hiện việc sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ các hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực trước đó phải được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng đó.

Tổ chức thực hiện và công tác thanh tra, kiểm tra

Để đảm bảo hiệu quả thi hành, Công văn 854/STP-HCBT đề ra các biện pháp tổ chức thực hiện cụ thể:

• Trách nhiệm của UBND cấp huyện: Chỉ đạo Phòng Tư pháp thường xuyên thanh tra, kiểm tra chuyên đề về công tác chứng thực tại các xã, phường, thị trấn trên địa bàn quản lý.
• Bồi dưỡng nghiệp vụ: Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng chuyên môn cho đội ngũ công chức làm công tác chứng thực nhằm nâng cao năng lực và hạn chế sai sót pháp lý.
• Chế độ báo cáo: Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động chứng thực gửi về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Bộ Tư pháp và Ủy ban nhân dân tỉnh.