Công văn 8578/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2016 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí hợp lệ khi hợp tác với các đối tác nước ngoài.

Chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với chi phí cho chuyên gia nước ngoài

Theo hướng dẫn tại Công văn, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí như vé máy bay, tiền thuê nhà và các chi phí lưu trú khác cho chuyên gia nước ngoài được quy định cụ thể như sau:

• Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp Việt Nam được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào của các chi phí mua vé máy bay, thuê nhà và các dịch vụ phục vụ cho việc lưu trú, đi lại của chuyên gia nước ngoài nếu các khoản chi này được quy định rõ trong hợp đồng dịch vụ ký kết giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà thầu nước ngoài.
• Yêu cầu về chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu (nếu có). Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật.
• Mối quan hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh: Các chi phí này phải trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và được chứng minh bằng các hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc của chuyên gia tại Việt Nam.

Chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí liên quan

Về mặt thuế TNDN, việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp được thực hiện theo nguyên tắc sau:

• Tính hợp lý của chi phí được trừ: Doanh nghiệp Việt Nam được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các khoản chi phí vé máy bay, tiền thuê nhà và các chi phí liên quan khác cho chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc, với điều kiện các khoản chi này thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Sự ràng buộc trong hợp đồng: Các khoản chi phí nêu trên phải được thỏa thuận cụ thể và ghi rõ trong hợp đồng dịch vụ hoặc thỏa thuận hợp tác giữa doanh nghiệp Việt Nam và phía đối tác nước ngoài (bên cử chuyên gia).
• Hồ sơ chứng từ bắt buộc: Để được ghi nhận là chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng dịch vụ quy định rõ nghĩa vụ chi trả chi phí của doanh nghiệp Việt Nam; Quyết định cử đi công tác hoặc văn bản phân công công việc của phía nước ngoài; Hóa đơn, chứng từ hợp pháp về việc thuê nhà, mua vé máy bay; Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị cơ quan thuế xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tránh trùng lặp chi phí: Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ lưỡng để đảm bảo các khoản chi phí này không bị tính trùng hai lần (vừa tính vào chi phí được trừ của doanh nghiệp Việt Nam, vừa được phía nước ngoài thanh toán hoặc tính vào giá trị hợp đồng dịch vụ dưới hình thức khác).
• Tuân thủ quy định về thanh toán: Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện tiên quyết để được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ đối với các giao dịch có giá trị lớn.
• Lưu trữ hồ sơ khoa học: Doanh nghiệp nên chủ động lập và lưu trữ đầy đủ các hộ chiếu, giấy phép lao động (nếu thuộc trường hợp phải có), danh sách chuyên gia, lịch trình làm việc cụ thể tại Việt Nam để giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.