Tóm tắt Công văn 8746/CT-TTHT năm 2013 về chính sách thuế sử dụng hóa đơn đặt in và lập hóa đơn bằng chương trình phần mềm

Công văn 8746/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc của người nộp thuế liên quan đến việc áp dụng chính sách thuế trong công tác quản lý, phát hành và sử dụng hóa đơn đặt in, cũng như việc lập hóa đơn bằng chương trình phần mềm in từ máy tính.

- Quy định về sử dụng hóa đơn đặt in

• Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thuộc diện được phép đặt in hóa đơn phải tuân thủ các điều kiện về quản lý, lưu trữ và phát hành hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Hợp đồng đặt in hóa đơn: Việc đặt in hóa đơn phải được thực hiện thông qua hợp đồng bằng văn bản ký kết giữa doanh nghiệp và đơn vị nhận in có đủ điều kiện hoạt động theo quy định. Hợp đồng phải thể hiện rõ các thông tin về ký hiệu, số lượng, mẫu hóa đơn và số liên hóa đơn.
• Thông báo phát hành: Trước khi đưa hóa đơn đặt in vào sử dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn pháp luật quy định.

- Điều kiện lập và in hóa đơn bằng phần mềm trên máy tính

• Yêu cầu đối với hệ thống phần mềm: Phần mềm in hóa đơn từ máy tính của doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, bảo mật dữ liệu; tự động đánh số hóa đơn liên tục theo thứ tự thời gian; không cho phép can thiệp để sửa chữa, làm sai lệch dữ liệu đã lập.
• Nội dung bắt buộc trên hóa đơn: Hóa đơn lập bằng phần mềm máy tính phải thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán và chữ ký của các bên liên quan.
• Lưu trữ dữ liệu điện tử: Toàn bộ dữ liệu hóa đơn đã lập trên máy tính phải được lưu trữ định kỳ, đảm bảo khả năng truy xuất, tra cứu và cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra.

- Trách nhiệm quản lý và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Trách nhiệm báo cáo định kỳ: Doanh nghiệp có nghĩa vụ lập và gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định, kể cả trong trường hợp không phát sinh sử dụng hóa đơn trong kỳ báo cáo.
• Xử lý vi phạm và hóa đơn hư hỏng: Khi phát hiện hóa đơn lập sai, rách, hỏng hoặc có sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn, doanh nghiệp phải thực hiện lập biên bản, thủ tục hủy hoặc báo cáo cơ quan thuế kịp thời theo đúng quy trình pháp luật quy định.