Giới thiệu về Công văn 95771/CT-TTHT năm 2019

Công văn 95771/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế về việc thể hiện nội dung trên hóa đơn điện tử trong trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn 01 trang. Văn bản này giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý, sự thống nhất và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, kê khai thuế.

Các quy định cốt lõi về hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang

Căn cứ vào các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, đặc biệt là Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, Cục Thuế thành phố Hà Nội đã đưa ra các hướng dẫn chi tiết nhằm chuẩn hóa việc hiển thị và xuất hóa đơn nhiều trang như sau:

- Nguyên tắc thể hiện nội dung trên hóa đơn điện tử nhiều trang

• Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đặc thù kỹ thuật, hóa đơn điện tử không bị giới hạn nghiêm ngặt về số dòng hay số trang như hóa đơn giấy truyền thống.
• Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ mà danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, doanh nghiệp được phép thiết lập hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang nếu phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đáp ứng được việc kiểm soát chỉ số trang và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.
• Doanh nghiệp không được lập hóa đơn kèm bảng kê giấy đối với hóa đơn điện tử, mà phải thể hiện toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ trực tiếp trên hóa đơn điện tử nhiều trang.

- Yêu cầu kỹ thuật hiển thị đối với hóa đơn nhiều trang

• Hiển thị thông tin trên các trang sau: Khi hóa đơn điện tử hiển thị từ trang thứ 02 trở đi, các trang sau phải thể hiện cùng số hóa đơn với trang đầu tiên (bao gồm cùng ký hiệu hóa đơn, cùng mẫu hóa đơn, cùng số hóa đơn).
• Thông tin về người bán và người mua: Các trang tiếp theo phải hiển thị đầy đủ hoặc một phần thông tin của người bán và người mua để đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa các trang của cùng một hóa đơn.
• Đánh số trang liên tục: Trên các trang sau của hóa đơn phải có ghi rõ cụm từ bằng tiếng Việt không dấu hoặc có dấu dạng "tiep theo trang truoc - Trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự của trang hiện tại và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
• Chữ ký điện tử: Chữ ký điện tử của người bán phải được hiển thị đầy đủ trên hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của toàn bộ văn bản điện tử.

- Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử nhiều trang sang hóa đơn giấy

• Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử nhiều hơn 01 trang sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ, chứng minh nguồn gốc xuất xứ hoặc lưu thông hàng hóa, việc thể hiện thông tin trên các trang giấy chuyển đổi cũng phải tuân thủ nguyên tắc hiển thị liên tục.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử nhiều trang phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đóng dấu của bên chuyển đổi (nếu có) và ghi rõ hiệu lực chuyển đổi theo quy định hiện hành.
• Các trang của hóa đơn giấy chuyển đổi phải được đánh số thứ tự liên tục, có ký hiệu, mẫu số và số hóa đơn trùng khớp hoàn toàn với hóa đơn điện tử gốc.

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng đối với doanh nghiệp

Công văn 95771/CT-TTHT tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh đặc thù với danh mục hàng hóa, dịch vụ phát sinh lớn trong một lần giao dịch (như siêu thị, nhà phân phối, đơn vị cung cấp vật tư xây dựng, thiết bị phụ tùng). Doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để cấu hình phần mềm của đơn vị mình tuân thủ đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật nêu trên, tránh các sai sót về mặt hình thức dẫn đến rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.