Công văn 965/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc quy đổi thu nhập sau thuế (thu nhập Net) sang thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (thu nhập Gross). Đây là cơ sở pháp lý giúp các doanh nghiệp và người nộp thuế xác định chính xác nghĩa vụ thuế đối với các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công được nhận dưới hình thức không bao gồm thuế.

- Nguyên tắc quy đổi thu nhập sau thuế sang thu nhập chịu thuế

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc quy đổi thu nhập được thực hiện dựa trên các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người lao động theo hình thức không bao gồm thuế (thu nhập Net) thì phải quy đổi thu nhập không bao gồm thuế thành thu nhập làm căn cứ tính thuế (thu nhập Gross) để xác định thuế thu nhập cá nhân phải nộp.
• Thu nhập làm căn cứ quy đổi là thu nhập thực nhận cộng (+) các khoản lợi ích khác mà người lao động được hưởng do người sử dụng lao động trả thay (nếu có) trừ (-) các khoản giảm trừ theo quy định.
• Các khoản giảm trừ được trừ trước khi quy đổi bao gồm: giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc; các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp); các khoản đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện; các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.

- Phương pháp xác định thu nhập làm căn cứ quy đổi

Để thực hiện quy đổi chính xác, doanh nghiệp cần xác định đúng thu nhập làm căn cứ quy đổi theo công thức quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số 111/2013/TT-BTC:

• Thu nhập làm căn cứ quy đổi = Thu nhập thực nhận + Các khoản trả thay (nếu có) - Các khoản giảm trừ.
• Trong đó, thu nhập thực nhận là tiền lương, tiền công không bao gồm thuế mà người lao động nhận được hàng tháng theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Các khoản trả thay bao gồm các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền do người sử dụng lao động trả thay cho người lao động (ví dụ: tiền học phí cho con, tiền thẻ hội viên, các dịch vụ chăm sóc sức khỏe cá nhân, bảo hiểm tự nguyện).

- Cách xác định tiền thuê nhà trả thay khi quy đổi thu nhập

Công văn hướng dẫn chi tiết việc xác định khoản tiền thuê nhà trả thay trong quá trình quy đổi thu nhập Net sang Gross, đây là một trong những nội dung phức tạp nhất khi tính thuế thu nhập cá nhân:

• Khoản tiền thuê nhà do người sử dụng lao động trả thay được tính vào thu nhập chịu thuế theo số thực tế chi trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà) tại đơn vị.
• Công thức quy đổi đối với trường hợp có tiền thuê nhà trả thay phải thực hiện theo nguyên tắc vòng lặp hoặc quy đổi gián tiếp: Xác định thu nhập chịu thuế chưa bao gồm tiền thuê nhà; tính toán mức trần 15% của khoản thu nhập này; so sánh với tiền thuê nhà thực tế để cộng vào thu nhập chịu thuế cuối cùng.

- Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập

Văn bản cũng làm rõ trách nhiệm của các đơn vị sử dụng lao động trong việc kê khai và quyết toán thuế:

• Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi trả thu nhập cho người lao động. Đối với hợp đồng lao động ký theo lương Net, doanh nghiệp phải tự tính toán, quy đổi và nộp thay thuế thu nhập cá nhân cho người lao động theo đúng quy định.
• Khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm, doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán phần thuế quy đổi này dựa trên tổng thu nhập thực tế cả năm của người lao động, đảm bảo tính đúng, tính đủ nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước.
• Mọi sai sót trong quá trình quy đổi dẫn đến thiếu hụt số thuế phải nộp sẽ bị xử lý vi phạm hành chính về thuế và truy thu theo quy định của Luật Quản lý thuế hiện hành.