Giới thiệu về Công văn 9686/CT-TTHT

Công văn 9686/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 11 tháng 12 năm 2013 hướng dẫn về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến hồ sơ, chứng từ đối với khoản chi phí mua vé máy bay qua mạng (giao dịch điện tử) cho người lao động đi công tác.

Các điều kiện chung để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định pháp luật về thuế TNDN, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp không bắt buộc theo quy định.

Hướng dẫn chi tiết về chứng từ đối với chi phí mua vé máy bay qua mạng

Công văn 9686/CT-TTHT hướng dẫn cụ thể về hai phương thức mua vé máy bay qua mạng phổ biến hiện nay để doanh nghiệp có căn cứ thực hiện đúng quy định:

1. Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua mạng cho người lao động

Khi doanh nghiệp trực tiếp thực hiện giao dịch mua vé máy bay trên website của hãng hàng không để phục vụ cho người lao động đi công tác, hồ sơ chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử (e-ticket receipt) do hãng hàng không cung cấp.
• Thẻ lên máy bay (boarding pass) để chứng minh người lao động thực tế đã thực hiện chuyến bay.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp (như thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp dùng để thanh toán cho hãng hàng không).
• Quyết định hoặc văn bản cử đi công tác của doanh nghiệp, trong đó nêu rõ mục đích chuyến đi phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

2. Trường hợp doanh nghiệp giao cho người lao động tự mua vé máy bay qua mạng

Trong trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và cho phép người lao động tự thanh toán vé máy bay bằng thẻ cá nhân, sau đó doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại cho người lao động, hồ sơ chứng từ hợp lệ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử (e-ticket receipt) mang tên người lao động được cử đi công tác.
• Thẻ lên máy bay (boarding pass) của người lao động.
• Quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp có phê duyệt nội dung cho phép người lao động tự mua vé.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp quy định rõ việc cho phép người lao động thanh toán chi phí công tác bằng thẻ cá nhân và được doanh nghiệp hoàn trả lại tiền.
• Chứng từ thanh toán tiền vé máy bay của người lao động cho hãng hàng không (sao kê tài khoản cá nhân hoặc biên nhận thanh toán).
• Chứng từ doanh nghiệp thanh toán hoàn trả lại tiền cho người lao động (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng).

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Công văn 9686/CT-TTHT mang lại sự rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc áp dụng công nghệ thông tin và các phương thức thanh toán hiện đại vào hoạt động quản lý chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc thu thập và lưu trữ thẻ lên máy bay (boarding pass). Đây là chứng từ bắt buộc để cơ quan thuế kiểm tra tính chân thực của chuyến đi công tác, tránh trường hợp chi phí bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN do thiếu chứng từ chứng minh việc di chuyển thực tế.