Tóm tắt Công văn số 1029/TC-TCNH về việc lưu trữ và thanh huỷ vé xổ số bán không hết
Công văn số 1029/TC-TCNH do Bộ Tài chính ban hành là văn bản hướng dẫn các Công ty xổ số kiến thiết thực hiện thống nhất quy trình quản lý, lưu trữ và thanh hủy đối với lượng vé xổ số không bán hết (vé xổ số thu hồi). Quy định này nhằm bảo đảm tính minh bạch, an toàn tài chính và ngăn ngừa các hành vi gian lận trong hoạt động kinh doanh xổ số.
- Mục đích và phạm vi áp dụng của văn bản
- Văn bản hướng dẫn trực tiếp các Công ty xổ số kiến thiết tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong việc xử lý vé xổ số bán không hết.
- Thiết lập hành lang pháp lý chặt chẽ để kiểm soát lượng vé thu hồi, tránh thất thoát ngân sách nhà nước và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người tham gia dự thưởng.
- Quy trình thu hồi và kiểm đếm vé xổ số không bán hết
- Thời hạn trả vé: Các đại lý xổ số có trách nhiệm hoàn trả lại toàn bộ số lượng vé không bán hết cho Công ty xổ số kiến thiết trước giờ khóa sổ và quay số mở thưởng theo đúng khung giờ quy định.
- Vô hiệu hóa vé thu hồi: Ngay sau khi tiếp nhận, các đơn vị phải tiến hành các biện pháp kỹ thuật để vô hiệu hóa vé (như cắt góc, đục lỗ hoặc đánh dấu thu hồi) nhằm ngăn chặn việc đưa vé ngược trở lại lưu thông.
- Lập biên bản xác nhận: Quá trình giao nhận và kiểm đếm phải được lập thành biên bản chi tiết, có chữ ký xác nhận của các bên liên quan để làm cơ sở đối chiếu kế toán.
- Chế độ lưu trữ vé xổ số thu hồi
- Điều kiện kho lưu trữ: Vé xổ số thu hồi phải được bảo quản tại hệ thống kho an toàn, có biện pháp phòng chống cháy nổ, ẩm ướt và tránh sự xâm nhập của các tác nhân bên ngoài.
- Thời hạn lưu trữ bắt buộc: Văn bản quy định cụ thể thời gian tối thiểu phải lưu giữ vé xổ số bán không hết kể từ ngày mở thưởng để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra và giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
- Quy trình và thủ tục thanh hủy vé xổ số
- Thành lập Hội đồng thanh hủy: Việc tiêu hủy vé xổ số không bán hết phải được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của Hội đồng giám sát xổ số tỉnh, thành phố và Hội đồng thanh hủy do doanh nghiệp thành lập.
- Phương pháp thanh hủy: Áp dụng các biện pháp cơ học hoặc hóa học (như nghiền nhỏ, cắt vụn, đốt) đảm bảo vé sau khi thanh hủy hoàn toàn bị biến dạng, không thể phục hồi hoặc lợi dụng để lĩnh thưởng.
- Hồ sơ thanh hủy: Sau khi hoàn thành, Hội đồng phải lập biên bản thanh hủy vé xổ số, ghi rõ số lượng, chủng loại, ký hiệu sê-ri và phương pháp thực hiện để lưu hồ sơ doanh nghiệp.
Lưu ý: Nội dung tóm tắt trên được tổng hợp dựa trên các quy định cốt lõi của Công văn số 1029/TC-TCNH nhằm hỗ trợ doanh nghiệp và các bên liên quan tra cứu, thực hiện đúng quy trình pháp luật hiện hành.
| BỘ TÀI CHÍNH | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 1029/TC-TCNH | Hà Nội, ngày 03 tháng 02 năm 2004 |
| Kính gửi : | Công ty xổ số kiến thiết các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương |
Để phù hợp với quy chế phát hành XSKT hiện hành, Bộ Tài chính hướng dẫn việc lưu trữ và thanh huỷ vé xổ số bán không hết (vé ế) thực hiện như sau:
1. Đối tượng vé xổ số kiến thiết (XSKT) phải tổ chức lưu trữ bao gồm:
- Vé XSKT truyền thống bán không hết (bao gồm cả vé do đại lý được phép trả lại, vé của công ty XSKT chưa đưa ra lưu thông) được thu hồi theo đúng quy định tại Quy chế phát hành XSKT truyền thống; cùi vé do công ty XSKT giữ lại khi phát hành, sau khi rút cùi theo kết quả mở thưởng, cùi vé XSKT trúng thưởng hết thời hạn trả thưởng không có người lĩnh thưởng.
- Cuống hoặc phần vé lưu của xổ số lô tô được thu hồi theo đúng quy định tại Quy chế phát hành xổ số lô tô. Cuống hoặc phần lưu vé xổ số lô tô trúng thưởng hết thời hạn trả thưởng không có người lĩnh thưởng.
- Vé xổ số cào biết kết quả ngay hết thời hạn lưu hành.
- Vé xổ số bóc biết kết quả ngay hết thời hạn lưu hành theo đúng quy định tại Quy chế phát hành xổ số bóc biết kết quả ngay.
Sau đây gọi chung là vé XSKT thu hồi.
2. Trình tự thủ tục nhập kho lưu trữ:
- Cơ sở để xác định số lượng vé XSKT thu hồi nhập kho lưu trữ là các biên bản kiểm đếm vé thu hồi và bảng kê được lập theo quy định tương ứng đối với từng đối tượng nêu tại điểm 1.
- Khi nhập kho vé thu hồi để lưu trữ phải tiến hành kiểm tra xem xét, đối chiếu thực tế vé giao nhập kho với bảng kê số lượng vé thu hồi được lập đúng quy định. Vé nhập kho phải đảm bảo yêu cầu được gói buộc niêm phong cẩn thận theo từng ngày phát hành (đối với XSKT truyền thống, xổ số lô tô) hoặc theo từng đợt xê ri phát hành đối với xổ số cào, bóc biết kết quả ngay. Cán bộ quản lý kho vé thu hồi phải làm thủ tục nhập kho theo quy định.
- Kho lưu trữ vé XSKT thu hồi của công ty XSKT phải đảm bảo an toàn, có quy trình quản lý và bảo vệ kho nghiêm ngặt; không để xảy ra sai sót, sơ hở lợi dụng.
3. Thời hạn lưu trữ vé XSKT thu hồi:
- Vé hoặc cùi vé XSKT truyền thống và phần lưu hoặc cuống vé xổ số lô tô; thời hạn lưu trữ được quy định tối thiểu là 15 ngày kể từ ngày vé hết hạn lĩnh thưởng theo quy định trong thông báo phát hành hay trên tờ vé của từng công ty XSKT hoặc từng khối liên kết
- Vé xổ số cào, bóc biết kết quả ngay: thời hạn lưu trữ được quy định tối thiểu là 10 ngày kể từ ngày vé hết giá trị lưu hành.
- Đối với những xê ri vé xổ số truyền thống; xổ số lô tô; xổ số cào; xổ số bóc biết kết quả ngay có phát sinh thắc mắc, khiếu nại thì hết thời hạn quy định trên vẫn phải lưu trữ cho đến khi xử lý xong.
4. Tổ chức thanh huỷ vé XSKT thu hồi:
- Chỉ được tổ chức thanh huỷ đối với những vé XSKT thu hồi đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định và vé có phát sinh thắc mắc, khiếu nại nhưng đã xử lý xong.
- Căn cứ để tổ chức thanh huỷ là báo cáo xin thanh huỷ vé XSKT thu hồi hết thời hạn lưu trữ được hội đồng giám sát XSKT chấp thuận. Công ty XSKT căn cứ số lượng vé thu hồi hết thời hạn lưu trữ, làm báo cáo ( theo mẫu đính kèm) trình ra hội đồng giám sát XSKT trong phiên làm việc gần nhất để phê duyệt.
- Việc thanh huỷ vé phải được tiến hành nhanh, gọn, và đúng các quy định hiện hành.
Căn cứ hướng dẫn trên, Công ty XSKT tiến hành rà soát lại toàn bộ công tác thu hồi lưu trữ thanh huỷ vé bán không hết ( vé ế); tổ chức triển khai thực hiện thanh huỷ vé XSKT thu hồi đã hết thời gian lưu trữ theo quy định.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh về Bộ Tài chính để xem xét, giải quyết./.
| | KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH |
CÔNG TY XSKT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_________________
…, ngày …tháng…năm …
BÁO CÁO XIN THANH HUỶ VÉ XSKT THU HỒI
HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ QUY ĐỊNH
Kính gửi: Hội đồng giám sát XSKT
Công ty XSKT…. Xin báo cáo Hội đồng giám sát XSKT cho phép được tiến hành thanh huỷ vé XSKT thu hồi hết thời hạn lưu trữ quy định đến ngày….., số lượng cụ thể như sau:
1. Vé XSKT truyền thống:
Ghi rõ vé thu hồi từ ngày…. đến ngày; xê ri….; số lượng vé lưu trữ tương ứng xin thanh huỷ…..
2. Vé xổ số lô tô:
Ghi như XSKT truyền thống
3. Vé xổ số cào biết kết quả ngay:
Ghi rõ: Tên xê ri….., ngày hết hạn lưu hành…., số lượng vé lưu trữ tương ứng xin thanh huỷ…..
4. Vé xổ số bóc biết kết quả ngay:
Ghi rõ: Tên xê ri….., ngày mở thưởng…., số lượng vé lưu trữ tương ứng xin thanh huỷ…..
Toàn bộ số vé trên đã được lưu trữ đủ thời hạn quy định và không có thắc mắc, khiếu nại.
- Ngày xin thanh huỷ vé….
- Cách thức thanh huỷ vé….
- Địa điểm thanh huỷ vé……
- Cán bộ thực hiện và giám sát thanh huỷ vé….
Sau khi được Hội đồng giám sát XSKT cho phép, công ty XSKT …. sẽ tiến hành thanh huỷ vé theo quy định./.
Cán bộ làm báo cáo Giám đốc công ty XSKT
( Ký tên) ( Ký tên, đóng dấu)
Ý KIẾN CHẤP THUẬN CỦA HỘI ĐỒNG GIÁM SÁT