Tóm tắt Công văn số 1070 TCT/PCCS về việc xử lý mất hóa đơn mua hàng

Công văn số 1070 TCT/PCCS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 12/04/2004 nhằm hướng dẫn các biện pháp xử lý, thủ tục và hồ sơ cần thiết khi doanh nghiệp hoặc cá nhân gặp phải trường hợp mất hóa đơn mua hàng (liên 2). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho người nộp thuế trong việc hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT khi không còn hóa đơn gốc.

1. Quy trình và thủ tục xử lý khi mất hóa đơn mua hàng (Liên 2)

Theo hướng dẫn, khi người mua làm mất hóa đơn mua hàng bản gốc (liên 2 giao cho khách hàng), các bên liên quan cần thực hiện các bước sau để có cơ sở pháp lý hạch toán và kê khai thuế:

• Lập biên bản mất hóa đơn: Người mua và người bán phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn. Biên bản phải ghi rõ lý do mất, thông tin chi tiết về hóa đơn bị mất (bao gồm số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị thanh toán và thuế GTGT). Biên bản này phải có chữ ký và đóng dấu xác nhận của đại diện pháp luật hai bên.
• Sao chụp và xác nhận liên 1: Người bán thực hiện sao chụp (photocopy) liên 1 của hóa đơn bị mất (liên lưu tại cuống của người bán). Trên bản sao chụp này, người bán phải ký tên, đóng dấu xác nhận sao y bản chính và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của bản sao.
• Báo cáo cơ quan thuế: Người mua có trách nhiệm báo cáo việc mất hóa đơn với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

2. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lý khi mất hóa đơn

Để bản sao hóa đơn liên 1 (có xác nhận của người bán) cùng biên bản mất hóa đơn được chấp nhận làm chứng từ hợp pháp cho việc kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn bị mất phải là hóa đơn hợp pháp, đã được người bán kê khai, nộp thuế đầy đủ tại cơ quan thuế của người bán.
• Việc mất hóa đơn phải được khai báo kịp thời và có sự xác nhận, kiểm tra của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Doanh nghiệp phải xuất trình được chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu có) hoặc các chứng từ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật.

3. Quy định về xử phạt hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn

Công văn cũng lưu ý về trách nhiệm pháp lý của bên làm mất hóa đơn:

• Bên làm mất hóa đơn (người mua hoặc người bán tùy thuộc vào lỗi của bên nào) sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành tại thời điểm xảy ra vụ việc.
• Mức phạt cụ thể sẽ căn cứ vào tính chất, mức độ của hành vi và việc khai báo có kịp thời hay không đối với cơ quan thuế.