Tóm tắt Công văn số 11520/BTC-TCT về việc bên bán hàng làm mất liên 2 hóa đơn đã sử dụng

Công văn số 11520/BTC-TCT do Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn chi tiết về biện pháp xử lý, thủ tục hành chính và nghĩa vụ thuế khi bên bán hàng làm mất liên 2 của hóa đơn giá trị gia tăng đã lập và giao cho khách hàng. Dưới đây là các nội dung quy định cốt lõi được phân tích chi tiết:

- Trách nhiệm khai báo và lập biên bản ghi nhận sự việc

Khi phát hiện việc mất liên 2 hóa đơn đã sử dụng (đã giao cho người mua), bên bán và bên mua phải thực hiện ngay các thủ tục phối hợp sau:

• Hai bên phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn được người bán khai thuế, nộp thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) của hai bên.
• Bên bán có trách nhiệm sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao chụp này để giao cho bên mua.
• Bên mua được sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận, đóng dấu của bên bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế theo quy định.

- Thủ tục báo cáo mất hóa đơn với cơ quan thuế

Bên bán phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc mất hóa đơn:

• Bên bán phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu quy định (Mẫu số BC21/AC) để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng trùng vào ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

- Quy định về xử phạt vi phạm hành chính

Hành vi làm mất liên 2 hóa đơn đã sử dụng sẽ bị xử lý vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định của pháp luật:

• Cơ quan thuế sẽ tiến hành xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn của bên bán dựa trên các quy định pháp luật về quản lý hóa đơn hiện hành tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm.
• Mức xử phạt cụ thể sẽ được xem xét dựa trên các tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ, chẳng hạn như việc chủ động khai báo, lập biên bản và khắc phục hậu quả kịp thời của doanh nghiệp.

- Trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ thuế liên quan

Việc xử lý mất hóa đơn liên 2 nhằm đảm bảo tính minh bạch trong công tác quản lý thuế và tránh thất thu ngân sách nhà nước:

• Bên bán phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin trên bản sao chụp liên 1 cung cấp cho bên mua.
• Bên mua chỉ được chấp nhận khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi có đầy đủ hồ sơ chứng minh việc mất hóa đơn hợp lệ bao gồm: Biên bản mất hóa đơn có chữ ký hai bên, bản sao chụp liên 1 có đóng dấu xác nhận của bên bán, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có) theo quy định.