Công văn số 1189TCT/PCCS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các đơn vị thuộc ngành đăng kiểm về việc đăng ký và lưu hành hóa đơn tự in. Văn bản này nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động đăng kiểm phương tiện giao thông, đồng thời đảm bảo sự giám sát chặt chẽ của cơ quan thuế đối với nguồn thu ngân sách nhà nước.

- Đối tượng và điều kiện áp dụng hóa đơn tự in

• Các đơn vị, trung tâm đăng kiểm phương tiện giao thông vận tải trực thuộc Cục Đăng kiểm Việt Nam hoặc các sở Giao thông vận tải địa phương có nhu cầu sử dụng hóa đơn tự in phục vụ cho hoạt động thu phí, lệ phí đăng kiểm.
• Đơn vị đăng kiểm phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống máy tính, phần mềm in hóa đơn và trang thiết bị bảo mật để đảm bảo việc tạo, lập và xuất hóa đơn được thực hiện chính xác, an toàn.
• Đơn vị phải có hệ thống sổ sách kế toán rõ ràng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và không có vi phạm nghiêm trọng về quản lý hóa đơn, chứng từ trong thời gian quy định.

- Quy trình và thủ tục đăng ký lưu hành hóa đơn tự in

• Hồ sơ đăng ký: Đơn vị đăng kiểm chuẩn bị hồ sơ gửi đến Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, mẫu hóa đơn tự in thiết kế sẵn (thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu pháp lý), sơ đồ quy trình tự in và quyết định ban hành mẫu hóa đơn của thủ trưởng đơn vị.
• Kiểm tra và phê duyệt: Cơ quan thuế địa phương có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tiến hành thẩm định thực tế điều kiện cơ sở vật chất và phần mềm in hóa đơn của đơn vị. Trong thời hạn quy định, cơ quan thuế sẽ ban hành văn bản chấp thuận hoặc từ chối (có nêu rõ lý do) việc đăng ký lưu hành hóa đơn tự in của đơn vị.
• Thông báo phát hành: Trước khi chính thức đưa vào sử dụng, đơn vị đăng kiểm phải gửi thông báo phát hành hóa đơn tự in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và thực hiện niêm yết công khai mẫu hóa đơn tại nơi giao dịch.

- Quy định về nội dung và hình thức của hóa đơn tự in

• Hóa đơn tự in của ngành đăng kiểm phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ, bao gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị phát hành; tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (nếu có); tên dịch vụ đăng kiểm, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Hóa đơn phải được đánh số thứ tự liên tục, tự động bằng hệ thống máy tính và có ký hiệu nhận diện riêng của ngành đăng kiểm để tránh việc làm giả hoặc trùng lặp số hóa đơn.
• Hình thức hóa đơn phải rõ ràng, dễ đọc, không dễ bị tẩy xóa và phải lưu trữ được thông tin trong thời hạn quy định của Luật Kế toán.

- Trách nhiệm quản lý và báo cáo sử dụng hóa đơn

• Báo cáo định kỳ: Đơn vị đăng kiểm có trách nhiệm lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in định kỳ (hàng quý, hàng năm) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo phải thể hiện rõ số lượng hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn bị xóa bỏ, hủy bỏ hoặc mất mát.
• Bảo mật và lưu trữ: Đơn vị phải thiết lập các biện pháp bảo mật hệ thống phần mềm tự in hóa đơn, phân quyền truy cập chặt chẽ cho nhân viên vận hành nhằm ngăn chặn việc can thiệp trái phép vào dữ liệu hóa đơn.
• Xử lý vi phạm: Mọi hành vi in ấn, phát hành và sử dụng hóa đơn tự in không đúng quy định, hoặc không thực hiện báo cáo đầy đủ sẽ bị xử lý nghiêm theo các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

- Vai trò giám sát và hỗ trợ của cơ quan thuế

• Cơ quan thuế địa phương có trách nhiệm hướng dẫn chi tiết về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị đăng kiểm trong quá trình triển khai hóa đơn tự in.
• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc quản lý, sử dụng hóa đơn tự in tại các trung tâm đăng kiểm nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các sai sót và ngăn ngừa thất thu thuế.