Tổng quan về Công văn số 1238/BXD-KTXD

Công văn số 1238/BXD-KTXD do Bộ Xây dựng ban hành nhằm hướng dẫn và làm rõ các quy định pháp luật liên quan đến việc xác định, quản lý chi phí ban quản lý dự án của Tổng thầu EPC (Thiết kế - Cung cấp thiết bị công nghệ - Thi công xây dựng công trình). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các chủ đầu tư, nhà thầu tháo gỡ các vướng mắc thực tế trong quá trình lập dự toán, quản lý chi phí và thanh quyết toán hợp đồng EPC.

Các nội dung cốt lõi về chi phí ban quản lý dự án của Tổng thầu EPC

Dựa trên các quy định pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng và quản lý hợp đồng xây dựng, Bộ Xây dựng đã đưa ra các hướng dẫn cụ thể như sau:

• Bản chất của chi phí quản lý dự án của Tổng thầu EPC: Chi phí quản lý dự án của Tổng thầu EPC là một khoản chi phí cấu thành trong giá gói thầu và giá hợp đồng EPC. Khoản chi phí này được sử dụng để chi trả cho các hoạt động tổ chức, điều hành và phối hợp của Tổng thầu trong suốt quá trình thực hiện các công việc từ giai đoạn thiết kế, mua sắm thiết bị công nghệ cho đến thi công xây dựng, chạy thử và bàn giao công trình.
• Cơ sở pháp lý áp dụng: Việc xác định và quản lý chi phí này phải tuân thủ các quy định về hợp đồng xây dựng (như Nghị định số 37/2015/NĐ-CP của Chính phủ) và các quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng tương ứng với thời kỳ chuyển tiếp của dự án.
• Phương pháp xác định chi phí: Chi phí ban quản lý dự án của Tổng thầu EPC không bị khống chế trực tiếp bởi định mức chi phí quản lý dự án của Chủ đầu tư (vốn được ban hành để phục vụ công tác quản lý của Chủ đầu tư). Thay vào đó, chi phí này được xác định bằng phương pháp lập dự toán phù hợp với phạm vi công việc, nội dung nhiệm vụ quản lý cụ thể của Tổng thầu, hoặc được xác định theo tỷ lệ phần trăm (%) do các bên thỏa thuận trong hợp đồng EPC trên cơ sở kết quả lựa chọn nhà thầu hợp pháp.
• Phạm vi các khoản chi phí được tính toán: Chi phí này bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm của bộ máy quản lý thuộc Tổng thầu; chi phí thiết lập và vận hành văn phòng làm việc tại công trường; chi phí phương tiện đi lại, thông tin liên lạc; chi phí tổ chức hội họp, nghiệm thu nội bộ, bàn giao và các khoản chi phí khác phục vụ trực tiếp cho công tác điều hành của Tổng thầu.
• Nguyên tắc thanh toán và quyết toán: Việc thanh toán, quyết toán chi phí quản lý dự án của Tổng thầu EPC phải căn cứ nghiêm túc vào các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng EPC đã ký kết, phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và không trái với các quy định pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng áp dụng cho dự án.

Ý nghĩa thực tiễn và khuyến nghị áp dụng

Hướng dẫn tại Công văn số 1238/BXD-KTXD giúp phân định rõ ràng ranh giới giữa chi phí quản lý dự án của Chủ đầu tư và chi phí quản lý dự án của Tổng thầu EPC, tránh tình trạng trùng lặp chi phí hoặc cắt giảm chi phí thiếu căn cứ pháp lý. Khi áp dụng, các bên cần lưu ý:

• Xác định rõ phạm vi công việc: Ngay từ giai đoạn lập hồ sơ mời thầu và đàm phán hợp đồng, Chủ đầu tư và nhà thầu cần làm rõ danh mục các công việc quản lý mà Tổng thầu phải thực hiện để làm cơ sở định giá chính xác.
• Tôn trọng nguyên tắc thỏa thuận hợp đồng: Đối với các hợp đồng trọn gói hoặc hợp đồng theo đơn giá cố định, chi phí quản lý dự án của Tổng thầu sau khi đã được thỏa thuận hợp pháp trong hợp đồng ký kết sẽ là cơ sở để thanh toán, quyết toán mà không cần phải phê duyệt lại dự toán chi tiết, trừ trường hợp có phát sinh thay đổi phạm vi công việc theo quy định của pháp luật.