Công văn số 1378 TCT/TVQT của Tổng cục Thuế hướng dẫn chi tiết về việc thu hồi và tiêu hủy các loại ấn chỉ thuế không còn giá trị sử dụng. Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng nhằm siết chặt công tác quản lý ấn chỉ, ngăn ngừa các hành vi gian lận, thất thoát hóa đơn, chứng từ thuế trong hệ thống cơ quan thuế các cấp.

- Mục đích và đối tượng áp dụng quy định hủy ấn chỉ thuế

• Đối tượng áp dụng: Hướng dẫn này áp dụng trực tiếp đối với Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã trong việc xử lý ấn chỉ thuế không còn giá trị sử dụng.
• Mục đích ban hành: Đảm bảo toàn bộ các loại ấn chỉ thuế đã thu hồi, bị hỏng, lỗi hoặc hết hạn sử dụng được tiêu hủy một cách an toàn, triệt để, tránh việc lợi dụng các ấn chỉ này để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật về thuế.

- Quy trình và thủ tục thực hiện tiêu hủy ấn chỉ thuế

• Thành lập Hội đồng tiêu hủy ấn chỉ: Cơ quan thuế phải ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy ấn chỉ thuế. Thành phần Hội đồng bao gồm đại diện lãnh đạo cơ quan thuế làm Chủ tịch, đại diện bộ phận quản lý ấn chỉ, bộ phận kiểm tra và bộ phận hành chính - kế toán làm ủy viên.
• Kiểm kê và lập bảng kê chi tiết: Trước khi tiến hành tiêu hủy, bộ phận quản lý ấn chỉ phải thực hiện kiểm kê, phân loại và lập bảng kê chi tiết các loại ấn chỉ cần hủy. Bảng kê phải thể hiện rõ: tên ấn chỉ, ký hiệu, mẫu số, số lượng, từ số đến số và lý do tiêu hủy.
• Phương pháp tiêu hủy thực tế: Việc tiêu hủy phải được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của Hội đồng tiêu hủy. Phương pháp tiêu hủy có thể là đốt, cắt góc, xé nhỏ hoặc nghiền nát, đảm bảo ấn chỉ bị biến dạng hoàn toàn, không thể phục hồi hoặc tái sử dụng dưới bất kỳ hình thức nào.
• Lập biên bản tiêu hủy: Ngay sau khi kết thúc việc tiêu hủy, Hội đồng phải lập biên bản tiêu hủy ấn chỉ thuế. Biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm, phương pháp tiêu hủy và có đầy đủ chữ ký của các thành viên Hội đồng tham gia giám sát.

- Chế độ báo cáo và lưu trữ hồ sơ tiêu hủy

• Báo cáo kết quả tiêu hủy: Cơ quan thuế thực hiện tiêu hủy phải tổng hợp kết quả và gửi báo cáo bằng văn bản lên cơ quan thuế cấp trên trực tiếp để theo dõi, quản lý và cập nhật trên hệ thống quản lý ấn chỉ chung.
• Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc tiêu hủy ấn chỉ (bao gồm quyết định thành lập hội đồng, bảng kê chi tiết, biên bản tiêu hủy và các văn bản liên quan) phải được lưu trữ đầy đủ, nghiêm ngặt tại cơ quan thuế theo đúng thời hạn quy định của pháp luật về lưu trữ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

- Trách nhiệm của cơ quan thuế các cấp

• Trách nhiệm của Cục Thuế: Chỉ đạo, đôn đốc và giám sát chặt chẽ các Chi cục Thuế trực thuộc thực hiện đúng quy trình tiêu hủy ấn chỉ; tiến hành kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ công tác quản lý và tiêu hủy ấn chỉ tại cấp dưới.
• Trách nhiệm của Chi cục Thuế: Trực tiếp tổ chức thực hiện việc thu hồi, phân loại, bảo quản và tiêu hủy ấn chỉ thuế thuộc phạm vi quản lý theo đúng hướng dẫn kỹ thuật và quy trình nghiệp vụ của Tổng cục Thuế, chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu để xảy ra thất thoát ấn chỉ.