Giới thiệu chung về Công văn số 188/VTLTNN-VP
Công văn số 188/VTLTNN-VP do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành nhằm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác kiểm tra chéo về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ. Đây là hoạt động chuyên môn quan trọng nhằm đánh giá thực trạng, thúc đẩy phong trào thi đua và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại các bộ, ngành và địa phương.
Mục đích và yêu cầu của công tác kiểm tra chéo
- Đánh giá khách quan thực trạng: Giúp các cơ quan, đơn vị tự nhìn nhận, đánh giá đúng thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình và đơn vị bạn, từ đó phát hiện những mặt mạnh để phát huy và những hạn chế để khắc phục.
- Trao đổi kinh nghiệm thực tiễn: Tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ giữa các đơn vị giao lưu, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
- Thúc đẩy phong trào thi đua: Góp phần đẩy mạnh phong trào thi đua lao động giỏi, hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao trong lĩnh vực lưu trữ và văn thư hành chính.
Nội dung kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ
Công văn hướng dẫn tập trung vào các nội dung kiểm tra trọng tâm sau đây:
- Công tác chỉ đạo, hướng dẫn: Kiểm tra việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của cơ quan, tổ chức; việc xây dựng quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ và việc bố trí nhân sự, kinh phí cho hoạt động này.
- Nghiệp vụ văn thư: Đánh giá quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi và văn bản đến; việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định pháp luật.
- Nghiệp vụ lưu trữ: Kiểm tra công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (phòng kho, trang thiết bị bảo quản) và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu hiệu quả.
- Ứng dụng công nghệ thông tin: Đánh giá mức độ ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành, việc số hóa tài liệu lưu trữ nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng.
Phương pháp tiến hành và thang điểm đánh giá
- Thành lập các tổ kiểm tra: Các đơn vị trong nhóm liên kết chủ động thành lập các tổ kiểm tra chéo, thống nhất lịch kiểm tra và phương thức làm việc cụ thể.
- Phương pháp đánh giá: Kết hợp giữa việc nghe báo cáo, kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu, kho lưu trữ và phỏng vấn trực tiếp cán bộ chuyên trách.
- Thang điểm và xếp loại: Việc đánh giá được thực hiện dựa trên thang điểm chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, làm cơ sở để bình xét thi đua khen thưởng cuối năm.
| BỘ NỘI VỤ | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 188/VTLTNN-VP | Hà Nội, ngày 23 tháng 03 năm 2007 |
Kính gửi: Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Thực hiện nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn quốc, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ 2007 của Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là các tỉnh) như sau:
I. CĂN CỨ, NỘI DUNG KIỂM TRA
1. Căn cứ kiểm tra:
Việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 giữa các tỉnh được thực hiện căn cứ vào những văn bản sau:
- Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ khác của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về công tác văn thư, lưu trữ;
- Văn bản số 13/VTLTNN-NVĐP ngày 09 tháng 01 năm 2006; số 57/VTLTNN-NVĐP ngày 29 tháng 01 năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2006 và năm 2007 của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
2. Nội dung kiểm tra:
Nội dung kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào các lĩnh vực: công tác quản lý văn thư, lưu trữ; các hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007. Các nội dung trên được cụ thể hoá thành 10 chỉ tiêu; tướng ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm để đánh giá, chấm điểm (xem phụ lục III kèm theo).
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Thành lập các cụm kiểm tra
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chia các tỉnh thành 16 cụm kiểm tra và chỉ định một tỉnh làm cụm trưởng (phụ lục I).
Thành phần đoàn kiểm tra của mỗi cụm gồm có:
- Cụm trưởng: Đại diện lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh được chỉ định làm cụm trưởng;
- Các thành viên đoàn kiểm tra gồm: đại diên lãnh đạo Văn phòng và một số cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ của tất cả các tỉnh trong cụm;
- Thư ký đoàn kiểm tra: là một thành viên được cụm trưởng chỉ định trong số cán bộ văn thư, lưu trữ của tỉnh mình.
Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ cử đại diện tham dự kiểm tra tại một số cụm.
2. Trình tự tiến hành
Căn cứ vào các chỉ tiêu kiểm tra, các tỉnh tự kiểm tra, đánh giá, chấm điểm theo phụ lục III và gửi báo cáo (phụ lục II) về đơn vị cụm trưởng.
Sau khi thoả thuận, thống nhất với các tỉnh trong cụm, cụm trưởng có văn bản thông báo chính thức về thời gian kiểm tra tại từng tỉnh; thời gian, địa điểm tổng kết kiểm tra toàn cụm gửi cho các tỉnh trong cụm và gửi cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để phối hợp thực hiện;
Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra thực tế tại mỗi tỉnh trong thời gian ít nhất 02 buổi với chương trình làm việc chung như sau:
- Cụm trưởng giới thiệu mục đích, nội dung kiểm tra và thành phần đoàn kiểm tra;
- Đại diện lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trình bày báo cáo tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện các chỉ tiêu;
- Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh, Trung tâm Lưu trữ tỉnh và một số Sở, Ban, ngành, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
- Đoàn kiểm tra họp, thảo luận, thống nhất chấm điểm theo từng chỉ tiêu và cho điểm chung từng tỉnh;
- Thông qua biên bản kiểm tra tại tỉnh;
- Cụm trưởng tổng hợp kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ chung toàn cụm và gửi hồ sơ về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 31 tháng 12 năm 2007.
Hồ sơ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước gồm:
+ Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 của cụm trưởng (phụ lục IV);
+ Bảng điểm tổng hợp kết quả kiểm tra chéo năm 2007 của Cụm (phục lục V)
+ Báo cáo kết quả kiểm tra của từng đơn vị trong cụm (phụ lục II);
+ Kết quả thực hiện chỉ tiêu kiểm tra của từng đơn vị trong cụm (phụ lục III).
3. Khen thưởng
Trên cơ sở báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra chéo của các cụm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của các tỉnh và đánh giá, xếp loại để báo cáo Bộ Nội vụ, Thủ tướng Chính phủ; đồng thời gửi tới tất các các tỉnh.
Những tỉnh đạt thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007 sẽ được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khen thưởng hoặc đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc, đề nghị các tỉnh kịp thời phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để cùng phối hợp giải quyết.
Địa chỉ liên hệ: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, số 12 phố Đào Tấn, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: (04) 7666429, Fax: (04) 8326871./.
|
Nơi nhận: | CỤC TRƯỞNG |
Lược đồ văn bản đang được cập nhật.