Giới thiệu về Công văn số 1884 TCT/PCCS

Công văn số 1884 TCT/PCCS được ban hành ngày 22/06/2004 bởi Tổng cục Thuế, hướng dẫn chi tiết về việc lập và sử dụng hóa đơn điều chỉnh giảm giá đối với hàng hóa, dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ khi có sự thay đổi giảm về giá trị giao dịch đã thực hiện trước đó.

- Quy định về việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá

Khi phát sinh các trường hợp giảm giá hàng bán do hàng hóa kém chất lượng, sai quy cách hoặc do các chương trình chiết khấu thương mại đạt doanh số thỏa thuận sau khi đã xuất hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo các nguyên tắc sau:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT) tương ứng.
• Nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ giảm giá cho hóa đơn số bao nhiêu, ngày tháng năm nào, lý do giảm giá và số tiền thuế điều chỉnh giảm cụ thể.
• Sự đồng thuận của hai bên: Việc giảm giá phải được thể hiện bằng văn bản thỏa thuận, hợp đồng kinh tế sửa đổi hoặc biên bản xác nhận giảm giá giữa bên mua và bên bán trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.

- Hướng dẫn kê khai và điều chỉnh thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Việc kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh giảm giá được thực hiện cụ thể cho cả hai bên tham gia giao dịch mua bán:

• Đối với bên bán (bên xuất hóa đơn): Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm giá đã lập, bên bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu và giảm số thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh đó.
• Đối với bên mua (bên nhận hóa đơn): Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm giá nhận được, bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ tương ứng với phần giá trị được giảm giá.

- Lưu ý về hạch toán kế toán và hồ sơ chứng từ đi kèm

Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn điều chỉnh giảm giá khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hồ sơ kèm theo: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hợp đồng mua bán ban đầu, biên bản giảm giá có chữ ký xác nhận và đóng dấu của cả hai bên, cùng với hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh liên quan.
• Hạch toán kế toán: Bên bán thực hiện hạch toán giảm doanh thu và giảm thuế GTGT đầu ra; bên mua thực hiện hạch toán giảm giá trị hàng hóa mua vào hoặc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giảm thuế GTGT đầu vào tương ứng.
• Tránh sai sót: Tuyệt đối không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa trực tiếp trên hóa đơn cũ đã lập mà bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh mới theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.