Công văn số 1980/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng gửi các Cục Thuế địa phương và doanh nghiệp, nhằm làm rõ phương thức xác định định mức hao hụt xăng dầu hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này đóng vai trò thống nhất cách áp dụng quy định pháp luật đối với mặt hàng kinh doanh đặc thù có tính chất dễ bay hơi và hao hụt tự nhiên cao.

Nguyên tắc xác định định mức hao hụt xăng dầu hợp lệ

• Cơ sở pháp lý áp dụng: Việc xác định định mức hao hụt xăng dầu trong các khâu tiếp nhận, tồn trữ, cấp phát và vận chuyển phải căn cứ trực tiếp vào các quy định chuyên ngành do Bộ Công Thương ban hành, cụ thể là Thông tư số 43/2015/TT-BCT.
• Tính chất hao hụt được chấp nhận: Cơ quan thuế chấp nhận phần hao hụt tự nhiên phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, miễn là phần hao hụt này nằm trong giới hạn định mức cho phép của Nhà nước.

Quy định xử lý thuế đối với hao hụt thực tế so với định mức

• Trường hợp hao hụt thực tế thấp hơn định mức: Nếu số lượng xăng dầu hao hụt thực tế phát sinh tại doanh nghiệp thấp hơn định mức quy định tại Thông tư số 43/2015/TT-BCT, doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo số lượng hao hụt thực tế.
• Trường hợp hao hụt thực tế vượt định mức: Đối với phần hao hụt vượt quá định mức quy định của Bộ Công Thương, doanh nghiệp không được phép hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp phải tự xác định nguyên nhân (do kỹ thuật, quản lý hoặc sự cố) và tự chịu trách nhiệm đối với phần chi phí vượt định mức này.

Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ và trách nhiệm của doanh nghiệp

• Xây dựng quy trình quản lý nội bộ: Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu có trách nhiệm xây dựng quy trình theo dõi, đo lường chặt chẽ lượng xăng dầu xuất, nhập, tồn kho và vận chuyển để xác định chính xác tỷ lệ hao hụt thực tế.
• Hoàn thiện hồ sơ chứng minh: Khi quyết toán thuế, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp bao gồm: biên bản đo lường, bảng kê xác định hao hụt xăng dầu định kỳ, hóa đơn chứng từ liên quan để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.
• Trách nhiệm kiểm tra của cơ quan thuế: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tăng cường thanh tra, kiểm tra việc kê khai chi phí hao hụt của doanh nghiệp, đối chiếu chặt chẽ giữa số liệu thực tế với định mức quy định để tránh việc lợi dụng định mức nhằm khai khống chi phí hợp lý.