Công văn số 2005/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp và hướng dẫn các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc sử dụng hóa đơn đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ và áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT) ưu đãi đối với hàng hóa xuất khẩu.

Theo hướng dẫn tại Công văn số 2005/TCT-PCCS, việc sử dụng hóa đơn khi xuất khẩu hàng hóa được quy định cụ thể như sau:

• Sử dụng hóa đơn xuất khẩu: Khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, doanh nghiệp phải lập và sử dụng hóa đơn xuất khẩu (hoặc hóa đơn thương mại theo thông lệ quốc tế nếu được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận) thay vì sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng thông thường dùng cho tiêu dùng nội địa.
• Thời điểm lập hóa đơn: Hóa đơn xuất khẩu phải được lập ngay khi hoàn thành thủ tục hải quan hoặc khi hàng hóa thực tế đã được xuất khẩu, đảm bảo tính trung thực và khớp đúng với tờ khai hải quan.
• Yêu cầu về nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn phải thể hiện rõ các thông tin về tên, địa chỉ của người mua nước ngoài, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền bằng ngoại tệ hoặc tiền đồng Việt Nam quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế.

Để được áp dụng thuế suất thuế GTGT 0% và được khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp xuất khẩu cần đáp ứng đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng xuất khẩu: Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài ký kết theo quy định của pháp luật.
• Tờ khai hải quan: Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan, có xác nhận thực xuất của cơ quan hải quan.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Chứng từ thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu qua ngân hàng của phía nước ngoài phù hợp với hợp đồng đã ký kết.
• Hóa đơn xuất khẩu hợp lệ: Hóa đơn xuất khẩu được lập đúng quy định, ghi nhận doanh thu xuất khẩu làm cơ sở đối chiếu với tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán.

Tổng cục Thuế cũng đưa ra các lưu ý quan trọng nhằm hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện:

• Trường hợp sử dụng sai loại hóa đơn: Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT thay cho hóa đơn xuất khẩu khi bán hàng ra nước ngoài, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh, khai bổ sung theo hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
• Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ liên quan đến lô hàng xuất khẩu bao gồm hợp đồng, tờ khai hải quan, hóa đơn xuất khẩu và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải được lưu trữ đầy đủ, khoa học để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.