Công văn số 224TCT/DNK do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp vướng mắc của Công ty TNHH Tuấn Tài liên quan đến việc xác định và hạch toán chi phí nhắn tin qua điện thoại di động phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định tính hợp lệ của chi phí dịch vụ viễn thông khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, để chi phí nhắn tin qua điện thoại di động được ghi nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: Các tin nhắn gửi đi phải chứng minh được mục đích phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tuấn Tài (ví dụ: nhắn tin chăm sóc khách hàng, thông báo chương trình khuyến mại, xác nhận đơn hàng, hoặc điều hành nội bộ).
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp dịch vụ viễn thông di động theo đúng quy định của pháp luật.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua dịch vụ viễn thông có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Để đảm bảo tính chặt chẽ và tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thanh tra, kiểm tra thuế, Công ty TNHH Tuấn Tài cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ minh chứng bao gồm:

• Hợp đồng cung cấp dịch vụ viễn thông hoặc hợp đồng dịch vụ nhắn tin thương hiệu (SMS Brandname) ký kết giữa doanh nghiệp và nhà mạng hoặc đại lý được ủy quyền.
• Bảng kê chi tiết số lượng tin nhắn, nội dung tin nhắn hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành giữa hai bên trong kỳ thanh toán.
• Quy chế tài chính hoặc quy định nội bộ của doanh nghiệp về việc sử dụng điện thoại, dịch vụ nhắn tin phục vụ công việc chung của công ty.

Thuế GTGT đầu vào của chi phí nhắn tin qua điện thoại di động phục vụ sản xuất kinh doanh được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên). Trường hợp hóa đơn không mang tên, mã số thuế của doanh nghiệp hoặc không phục vụ sản xuất kinh doanh thì không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ.